In de uitzendbranche draait het om uren, kosten en snelle facturatie. Goedgekeurde timesheets moeten naadloos doorstromen naar facturen, en G-rekeningen zijn onmisbaar bij inlenersaansprakelijkheid. eConnect ondersteunt de volledige keten van timecard tot factuur via Peppol, in de SETU-standaard.
Plan een kennismaking
Van timecard tot factuur in één geautomatiseerde keten. Gewerkte uren en onkosten van uitzendkrachten worden digitaal uitgewisseld via Peppol in SETU-formaat, inclusief correcties. Een goedgekeurde timesheet vormt automatisch de basis voor facturering. Gecombineerd met G-rekeningondersteuning voor inlenersaansprakelijkheid dekt het platform de volledige verwerkingsketen van de uitzendbranche.
Uitwisseling van gewerkte uren en onkosten via het Peppol-netwerk in SETU-formaat. Wekelijkse indiening met ondersteuning voor correcties. Veilig, gestandaardiseerd en automatisch.
Een goedgekeurde timesheet is de bron voor automatische facturering. Het volledige proces van urenregistratie tot factuurverzending verloopt digitaal, zonder handmatige tussenkomst.
Bij het inlenen van personeel is de inlener aansprakelijk voor de loonheffingen en omzetbelasting van de uitlener. De G-rekening beperkt dit risico. eConnect verwerkt G-rekening facturen automatisch met de juiste betalingssplitsing.
Volledige ondersteuning van SETU HR-XML berichten via Peppol: Timecard, Assignment, HumanResource, StaffingOrder en bijbehorende statusberichten. Inclusief Timecard v2.0 voor internationalisering.
Van e-timecards tot G-rekening: de volledige verwerkingsketen van de uitzendbranche in één platform.
Het proces begint bij de plaatsingsuitwisseling: de opdrachtgever en het uitzendbureau wisselen de opdracht digitaal uit via Peppol. Vervolgens registreert de uitzendkracht wekelijks de gewerkte uren en onkosten in een timecard. Deze timecard wordt via Peppol in SETU-formaat verzonden naar de opdrachtgever voor goedkeuring. Na goedkeuring vormt de timesheet de basis voor automatische facturering. De factuur wordt via Peppol teruggestuurd naar de opdrachtgever, inclusief alle urendetails.
eConnect ondersteunt ook secundaire levering: timecards kunnen gelijktijdig naar de provider en onderaannemer worden gestuurd, of na correctie worden doorgestuurd. Bij correcties wordt de aangepaste timecard opnieuw via Peppol verzonden.
De Nederlandse Rijksoverheid stuurt e-timecards via eConnect. Dat maakt dit een van de sterkste referenties voor deze functionaliteit. eConnect is leverancier van het Rijksoverheid Access Point op Peppol (Digipoort/Logius) en verwerkt alle e-facturen voor de Rijksoverheid. Dezelfde infrastructuur wordt ingezet voor de uitwisseling van e-timecards in SETU-formaat. Edward Mauritz, projectleider e-Procurement bij Logius: "Wat heel prettig was, was dat er tijdens het hele proces erg veel vertrouwen was. De trein reed gewoon door."
Bij het inlenen van uitzendkrachten kan de inlener aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen en omzetbelasting die het uitzendbureau moet afdragen. De G-rekening beperkt dit risico: de inlener stort het geschatte bedrag aan loonheffingen en BTW op de geblokkeerde G-rekening, het resterende factuurbedrag gaat naar de reguliere bankrekening. eConnect herkent G-rekening IBAN-nummers (de "099"-reeks) automatisch op PDF-facturen en verwerkt de splitsing in de e-factuur.
Hoe Provincie Noord-Brabant e-facturatie verplichtte, leveranciers onboardde en de betaaltermijn terugbracht van 22 naar 8 dagen.
Hoe KVK met AFAS, leveranciersactivatie en Peppol in enkele maanden 32,6% e-facturen bereikte en het financeproces verder digitaliseert.
Hoe Grando Keukens & Bad met e-facturatie in Komas de verwerking versnelde en bij circa 2.000 facturen per maand 25% tijd bespaarde.
E-timecards zijn digitale urenbriefjes die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld in het SETU-formaat, ter vervanging van papieren urenbriefjes en losse e-mails.
Het SETU-formaat (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) is de Nederlandse standaard voor digitale communicatie in de uitzendbranche. Een e-timecard bevat de gewerkte uren, onkosten en eventuele correcties van een uitzendkracht over een bepaalde periode, doorgaans een week. De opdrachtgever ontvangt de timecard digitaal via Peppol, beoordeelt en keurt deze goed, waarna de goedgekeurde uren automatisch de basis vormen voor facturering.
Het voordeel ten opzichte van handmatige processen is aanzienlijk. Er zijn geen papieren urenbriefjes meer die kwijtraken, geen handmatige overtyp-acties en geen discussies achteraf over uren. Correcties worden als aanpassing via Peppol verstuurd en zijn direct traceerbaar. Bij secundaire levering kunnen timecards gelijktijdig naar de opdrachtgever en een onderaannemer worden gestuurd.
Het platform ondersteunt de volledige set SETU HR-XML berichten via Peppol, waaronder Timecard v1.4 en het nieuwere Timecard v2.0 dat gericht is op internationalisering. De Nederlandse Rijksoverheid stuurt e-timecards via het eConnect-platform, wat een van de sterkste referenties is voor deze functionaliteit.
Na goedkeuring van de timecard door de opdrachtgever wordt automatisch een factuur gegenereerd op basis van de goedgekeurde uren en onkosten, waardoor het hele traject van urenregistratie tot betaling digitaal verloopt.
Het proces begint bij de plaatsingsuitwisseling: het uitzendbureau en de opdrachtgever wisselen de opdrachtgegevens digitaal uit via Peppol in SETU-formaat. Vervolgens registreert de uitzendkracht wekelijks de gewerkte uren en onkosten in een timecard. Deze wordt via Peppol verzonden naar de opdrachtgever voor goedkeuring.
Na goedkeuring vormt de timesheet de basis voor automatische facturering. De factuur bevat alle urendetails op regelniveau en wordt via Peppol teruggestuurd naar de opdrachtgever. Omdat alle gegevens al gestructureerd in de timecard staan, is er geen handmatige invoer nodig en worden fouten door overtikken voorkomen.
Bij correcties wordt de aangepaste timecard opnieuw via Peppol verzonden. De gecorrigeerde uren leiden automatisch tot een aangepaste factuur. Bij onderaanneming (secundaire levering) kunnen timecards gelijktijdig naar meerdere partijen worden doorgestuurd, zodat alle schakels in de keten dezelfde gegevens ontvangen.
Dit geïntegreerde proces bespaart uitzendbureaus aanzienlijke administratieve tijd en verkort de doorlooptijd van uren naar betaling.
De G-rekening werkt in de uitzendbranche op dezelfde manier als in de bouw en biedt bescherming tegen inlenersaansprakelijkheid.
Bij het inlenen van uitzendkrachten kan de inlener aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen en omzetbelasting die het uitzendbureau moet afdragen. De G-rekening beperkt dit risico: de inlener stort het geschatte bedrag aan loonheffingen en BTW op de geblokkeerde G-rekening van het uitzendbureau, herkenbaar aan de '099'-reeks in het IBAN-nummer. Het resterende factuurbedrag gaat naar de reguliere bankrekening.
Het platform herkent het G-rekening IBAN-nummer automatisch op binnenkomende PDF-facturen via de IDR (Intelligent Document Recogniser) en neemt het op als apart veld in de e-factuur via de NLCIUS G-rekening extensie. Het ontvangende softwarepakket verwerkt vervolgens twee deelbetalingen: het loonheffingen/BTW-deel naar de G-rekening en het resterende bedrag naar de reguliere bankrekening.
Voorwaarde is dat het ontvangende softwarepakket G-rekeningverwerking ondersteunt. Bij twijfel kan via een Remote Starter sessie worden gecontroleerd of de koppeling correct is geconfigureerd. Als aanvullende risicobeperking kan de inlener een Verklaring betalingsgedrag opvragen bij het uitzendbureau.
Meer over G-rekening in de bouw · Lees meer over factuurverwerking
Het platform ondersteunt de volledige set SETU HR-XML berichten via Peppol, waarmee de gehele keten van plaatsing tot facturering digitaal kan verlopen.
De ondersteunde berichttypen zijn: Timecard v1.4 (urenregistratie), Assignment v1.4.1 (plaatsingsgegevens), Assignment Status v1.4 (statusupdates op plaatsingen), HumanResource v1.4 (persoonsgegevens uitzendkracht), HumanResource Status v1.4 (statusupdates op persoonsgegevens), StaffingOrder v1.4 (bestelling/selectie) en StaffingOrder Status v1.4 (statusupdates op bestellingen).
Daarnaast wordt Timecard v2.0 ondersteund, de nieuwste versie die gericht is op internationalisering. Deze versie bevat uitgebreide velden voor documentId, schemeAgencyId, legalId en taxId, waardoor timecards ook in grensoverschrijdende situaties correct kunnen worden verwerkt en geïdentificeerd.
De SETU-standaard (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) is de Nederlandse norm voor digitale communicatie in de uitzendbranche en wordt beheerd in samenwerking met de sector. Alle berichten worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, wat garandeert dat beide partijen (uitzendbureau en opdrachtgever) geverifieerd zijn en de berichten veilig worden afgeleverd.
Dit brede spectrum aan berichttypen maakt het mogelijk om niet alleen uren en facturen uit te wisselen, maar het volledige proces van vacature tot betaling digitaal af te handelen.
Ja, het SETU-proces omvat veel meer dan alleen timecards en facturen, en het platform ondersteunt de volledige keten van vacature tot betaling.
De plaatsingsuitwisseling (Assignment) is de eerste stap in het digitale proces. Het uitzendbureau en de opdrachtgever wisselen de opdrachtgegevens uit via Peppol in SETU HR-XML formaat: welke functie, welke locatie, welke periode en tegen welke voorwaarden. Statusupdates op de plaatsing (Assignment Status) worden automatisch teruggestuurd, zodat beide partijen op elk moment weten wat de actuele stand is.
Daarnaast worden ook het selectieproces (StaffingOrder) en persoonsgegevens van de uitzendkracht (HumanResource) via hetzelfde kanaal uitgewisseld. Het volledige proces van vacature, via selectie en plaatsing, naar urenregistratie (Timecard) en uiteindelijke facturering verloopt gestandaardiseerd en beveiligd via Peppol.
Door alle stappen in de keten via één platform en één netwerk te laten lopen, is er geen handmatige overdracht tussen systemen nodig. Fouten door overtikken worden voorkomen en de doorlooptijd van het gehele proces verkort aanzienlijk. De Nederlandse Rijksoverheid gebruikt deze volledige keten via het eConnect-platform.
Plan een kennismaking