Provincie Noord-Brabant: in korte tijd naar meer dan 90% e-facturen

Provincie Noord-Brabant besloot niet af te wachten toen overheden e-facturen moesten kunnen ontvangen. Waar in 2020 nog maar een handjevol facturen als e-factuur binnenkwam, koos de provincie voor een volledige omslag. Met eConnect, een strakke interne en externe aanpak, en een duidelijke keuze om niet half te gaan, werd e-facturatie per 1 februari 2021 verplicht voor inkomende facturen. Het resultaat kwam sneller dan verwacht. Binnen drie maanden lag het aandeel e-facturen al boven de 90%. Dat zorgde niet alleen voor een beter en veiliger proces, maar ook voor sneller betalen en minder operationele ruis. Dit klantverhaal laat zien hoe een overheidsorganisatie met een klein team en een heldere koers in korte tijd grote impact kan maken.

Toen het Rijk in 2019 verplicht stelde dat overheden e-facturen moesten kunnen ontvangen, zag Provincie Noord-Brabant dat niet als een minimale compliance-opgave, maar als een kans om het volledige factuurproces te verbeteren. De startsituatie was duidelijk. Facturen kwamen via meerdere kanalen binnen, zoals post, e-mail en in beperkte mate als e-factuur. Dat betekende versnippering in intake, extra handmatige verwerking en meer kans op vertraging.

De provincie wilde een oplossing die goed aansloot op SAP en tegelijk paste bij de ambitie om het proces echt anders in te richten. Daarbij speelde nog een tweede vraagstuk. Een technische aansluiting alleen is niet genoeg als leveranciers niet meebewegen. De provincie moest dus niet alleen intern veranderen, maar ook een groot aantal leveranciers op een nieuwe manier laten factureren.

In die fase was er ook onzekerheid. De organisatie wist dat een verplichting aan leveranciers frictie kon opleveren, zeker in een periode waarin veel partijen al onder druk stonden. Toch koos de provincie bewust voor duidelijkheid. Er werd niet gestuurd op een zachte stimulans of een lange overgangsperiode zonder eindpunt. De keuze was om het proces fundamenteel te standaardiseren en daarbij te accepteren dat dit in de eerste fase extra inspanning zou vragen.

Een extra complexiteit zat in de diversiteit van leveranciers. Grote organisaties konden vaak relatief snel schakelen, maar kleinere lokale ondernemers hadden meer begeleiding nodig. De uitdaging was dus drieledig: aansluiten op bestaande systemen, intern draagvlak organiseren en extern op verschillende niveaus begeleiden zonder het doel los te laten.

De provincie kwam via een aanbesteding uit bij eConnect. Samen met partner Avelon werd de keten ingericht zodat e-facturen via Peppol op de juiste plek binnen de provincie terechtkwamen en daarna door konden naar SAP. In de praktijk betekende dit een proces waarin facturen centraal binnenkwamen, via workflowstappen inhoudelijk werden gecontroleerd en bij goedkeuring direct werden doorgezet. Bij afkeur kreeg de leverancier een terugmelding met reden, zodat correctie mogelijk was.

De implementatie begon met een proefperiode. In die fase konden naast e-facturen ook nog PDF- en papieren facturen worden verwerkt. Dat gaf ruimte om het proces in de praktijk te toetsen, interne teams mee te nemen en concrete voordelen zichtbaar te maken. Volgens de provincie werd in die periode snel duidelijk dat centrale intake en geautomatiseerde verwerking tijdwinst opleverden.

Na deze proefperiode is de provincie bewust van experiment naar beleid gegaan. Per 1 februari 2021 werd e-facturatie verplicht voor alle leveranciers. Dat besluit werd ondersteund met meerdere interventies tegelijk:

• Interne sessies met afdelingen die ook leverancierscontact hadden, zodat het verhaal in de hele organisatie consistent was.
• Communicatie naar leveranciers die in het voorgaande halfjaar hadden gefactureerd, met een duidelijke aankondiging van de nieuwe werkwijze.
• Verankering in algemene voorwaarden en factuurvoorschriften.
• Een aparte webpagina met stap-voor-stap uitleg hoe leveranciers konden overstappen.
• Handleidingen en instructievideo's om drempels te verlagen.

Naast deze middelen kwam er ook operationele ondersteuning. Vanuit eConnect was één dag per week, ongeveer 0,2 FTE, capaciteit beschikbaar om leveranciersvragen op te pakken. Eenvoudige vragen werden direct beantwoord via telefoon of e-mail. Voor complexere situaties werden 1-op-1 sessies ingepland. Deze combinatie van structuur en persoonlijke begeleiding zorgde ervoor dat leveranciers niet alleen hoorden wat er moest gebeuren, maar ook concreet geholpen werden om het daadwerkelijk te regelen.

De aanpak hield rekening met verschillende leveranciersprofielen. Leveranciers met een bestaand softwarepakket kregen begeleiding om e-facturatie vanuit hun eigen omgeving in te richten. Voor partijen die weinig facturen per jaar verstuurden en niet over zulke software beschikten, bood het platform van eConnect een praktisch alternatief.

De resultaten waren voor de provincie beter dan vooraf ingeschat. Intern werd verwacht dat een adoptie tussen 70 en 80% realistisch zou zijn. De praktijk liet een hogere versnelling zien:

• Binnen drie maanden na de verplichtstelling kwam het aandeel e-facturen boven de 90%.
• De betaaltermijn daalde van 22 dagen naar 8 dagen.
• Facturen kwamen centraal binnen, waardoor verwerking consistenter en sneller werd.
• De authenticiteit van afzenders werd beter geborgd, waardoor spookfacturen uit beeld raakten.

Wat dit resultaat extra relevant maakt, is de verhouding tussen impact en teamgrootte. De provincie benadrukt dat het traject met een klein intern team is uitgevoerd, aangevuld met één dag per week ondersteuning vanuit eConnect. Daarmee is dit geen voorbeeld van een grootschalig veranderprogramma met veel extra capaciteit, maar van een gerichte aanpak met duidelijke keuzes en discipline in uitvoering.

De provincie ziet daarnaast dat de pioniersrol ook buiten de eigen organisatie effect heeft. Andere decentrale overheden kloppen aan om te leren van de genomen stappen. Het verhaal van Noord-Brabant laat daarmee niet alleen een intern succes zien, maar ook een referentiekader voor vergelijkbare organisaties die nog in de startfase zitten.

Tegelijk blijft het proces in ontwikkeling. De provincie geeft aan dat er nog een groep leveranciers is die extra hulp nodig heeft, vooral kleinere lokale partijen. Juist daar ligt volgens de organisatie de volgende verbeterstap. Het doel is niet alleen hoge adoptie vasthouden, maar ook de laatste groep leveranciers beter begeleiden op een manier die werkbaar is voor beide kanten.

"Dat binnen een jaar na onze verplichtstelling meer dan 90% van onze leveranciers een e-factuur zou sturen, hadden we nooit verwacht." Dirk Booltink, Provincie Noord-Brabant

• Maak van e-facturatie een duidelijke beleidskeuze, niet alleen een technisch project.
• Combineer systeemintegratie met een concreet onboardingprogramma voor leveranciers.
• Zorg intern voor eenduidige communicatie, zodat alle afdelingen hetzelfde verhaal vertellen.
• Werk met heldere leveranciersinstructies, inclusief praktische stap-voor-stap uitleg.
• Reserveer structureel supportcapaciteit voor vragen, vooral in de eerste maanden.
• Houd extra aandacht voor kleine leveranciers, omdat hun overstap vaak meer begeleiding vraagt.

• Voor overheidsorganisaties die e-facturatie willen versnellen na een wettelijke verplichting.
• Voor organisaties met SAP die inkomende factuurstromen via Peppol willen standaardiseren.
• Voor teams die met beperkte capaciteit toch snel hoge adoptie willen realiseren.
• Voor organisaties die leveranciercommunicatie en procesinrichting tegelijk willen aanpakken.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.