Gemeente Nijmegen: PSB gekoppeld aan eigen ESB voor e-facturen

Gemeente Nijmegen zocht een manier om e-facturen te ontvangen zonder het bestaande applicatielandschap op zijn kop te zetten. De organisatie had al een eigen Enterprise Service Bus en wilde een oplossing die daar technisch op aansloot, in plaats van een extra platformlaag die bestaande processen zou verdringen. Met de Procurement Service Bus van eConnect werd gekozen voor een route die precies daarbij paste. De implementatie liep vlot, met als opvallend moment dat de eerste e-factuur al binnen twee dagen werd ontvangen. In dit klantverhaal deelt Gemeente Nijmegen hoe de keuze tot stand kwam, hoe de factuurstroom is ingericht en welke vervolgstappen er liggen om het aandeel e-facturen verder te laten groeien.

Voor Gemeente Nijmegen begon de vraag vanuit wetgeving. Sinds 18 april 2019 moeten overheidsorganisaties e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. De gemeente wilde deze verplichting invullen op een manier die technisch logisch was binnen de eigen architectuur. Er lag al een werkende keten voor financiële verwerking, documentbeheer en archivering. De uitdaging was dus niet alleen om e-facturen te kunnen ontvangen, maar vooral om dat te doen zonder onnodige verstoring van bestaande processen.

Bij de keuze speelde daarom meer dan functionaliteit alleen. Sophie Groenen, Senior Functioneel Beheerder, gaf aan dat meerdere partijen zijn bekeken en dat het proces tijd kostte. Een belangrijk afwegingspunt was hoe zwaar of licht de oplossing aanvoelde in de praktijk. De gemeente zocht geen log systeem met veel overhead, maar een wendbare oplossing die eenvoudig aansloot op de eigen ESB. Ook de ervaring met samenwerking woog mee. Snel kunnen schakelen bij issues en een goed werkgevoel in de samenwerking waren onderdeel van de besluitvorming.

Daar kwam nog een tweede verandercontext bij. In dezelfde periode draaide binnen de gemeente een intensief traject rond Unit4 Financials, omdat de bestaande versie aan het einde van de ondersteuning zat en een upgrade nodig was. Dat maakte de timing gevoelig. Er liepen al grote technische en functionele veranderingen, dus de e-facturatie-oplossing moest implementabel zijn zonder het team extra te overbelasten.

Een derde uitdaging zat in adoptie. Jaarlijks komen er tussen de 30.000 en 35.000 facturen binnen, via meerdere kanalen. Het grootste deel komt als PDF, daarnaast zijn er facturen per post en een kleiner deel als e-factuur. De gemeente wilde eerst de ontvangstmogelijkheid goed neerzetten en leveranciers vindbaar maken via het netwerk, voordat actief op grootschalige migratie naar e-facturatie werd gestuurd.

Gemeente Nijmegen koos voor de Procurement Service Bus van eConnect, juist omdat deze via een API eenvoudig op de eigen ESB kon worden aangesloten. Daarmee bleef de kernarchitectuur intact en kon de e-factuurstroom worden ingebed in de bestaande verwerkingsketen.

Intern werd een projectteam ingericht om de implementatie te begeleiden. Volgens Sophie verliep dit soepel, mede doordat eConnect ervaring had met Unit4 Financials. De technische aansluiting was snel operationeel. Binnen twee dagen na de implementatie ontving de gemeente de eerste e-factuur, wat direct bevestigde dat de gekozen route werkte.

De factuurstroom is vervolgens als volgt ingericht:

• E-facturen komen via de PSB binnen op de eigen ESB.
• Vanuit de ESB gaan ze door naar het Document Management System Corsa.
• Corsa maakt er een weergave van voor archivering.
• Daarna wordt de factuur doorgezet naar Unit4 Financials via Invoice Matching.

Deze opzet sloot aan op de administratieve eisen rond bewaarplicht en op de bestaande processtappen die al binnen de gemeente in gebruik waren. Daardoor hoefde de organisatie geen nieuw eind-tot-eind proces te ontwerpen, maar vooral een extra, gestandaardiseerd ontvangstkanaal toe te voegen.

Aan de leverancierskant koos Gemeente Nijmegen voor een gefaseerde aanpak. De gemeente communiceerde op verschillende plekken dat zij op het Peppol-netwerk vindbaar is en e-facturen kan ontvangen. Dat gebeurde via berichtgeving naar leveranciers, informatie op de website en opname in leveringsvoorwaarden. De toon was informerend en faciliterend. Leveranciers kregen de mogelijkheid om e-facturen te sturen, zonder dat direct een harde verplichting werd opgelegd.

Daarmee werd eerst ingezet op technische gereedheid en zichtbaarheid, met ruimte om in een volgende fase de adoptie verder te versnellen. Ook aan de uitgaande kant is er een duidelijke wens geformuleerd. E-facturen versturen gebeurt nog niet actief, omdat dit via Unit4 Financials op dat moment niet beschikbaar was. Wel ziet de gemeente dat uitgaande e-facturatie voordelen kan opleveren, onder andere in het voorkomen van spookfacturen en dubbele facturen.

De belangrijkste uitkomst van dit traject is dat Gemeente Nijmegen in korte tijd een werkende e-facturatieketen heeft neergezet die aansluit op de bestaande architectuur en processen. De implementatie was snel, beheersbaar en zonder grote procesverstoring.

Concreet leidde dit tot:

• Een succesvolle koppeling van de PSB op de eigen ESB.
• De eerste e-factuur al binnen twee dagen na livegang.
• Een geintegreerde verwerkingsketen richting Corsa en Unit4 Financials.
• Borging van archiveringsstappen binnen de bestaande werkwijze.
• Vindbaarheid op Peppol met een lichte toename in ontvangen e-facturen.

Tegelijk is het beeld realistisch. Het grootste deel van de inkomende facturen komt nog als PDF binnen, met daarnaast een deel per post en een kleiner e-factuurdeel. In de bronperiode lag het aandeel e-facturen op ongeveer 8 tot 10%. Dat is dus geen eindstation, maar een fase in een langere transitie. Juist daarin zit de waarde van deze case. Nijmegen laat zien dat je niet hoeft te wachten op volledige leverancieradoptie om al een technisch robuuste basis te leggen.

Ook organisatorisch geeft de case een relevant signaal. Een gemeente die tegelijk met grote systeemvernieuwing bezig is, kan e-facturatie toch goed implementeren als de gekozen oplossing past bij de bestaande IT-richting. De keuze voor aansluiting op de eigen ESB heeft hier geholpen om snelheid te maken zonder extra complexiteit.

"Door de ervaring die eConnect heeft met Unit4 Financials ging de implementatie heel soepel. Binnen 2 dagen hadden we onze eerste e-factuur al binnen." Sophie Groenen, Gemeente Nijmegen

• Kies een e-facturatie-oplossing die aansluit op je bestaande integratielandschap.
• Betrek technische architectuurcriteria vroeg in het selectieproces.
• Maak de verwerkingsketen end-to-end inzichtelijk, inclusief archivering en matching.
• Start met technische gereedheid en bouw daarna leverancieradoptie gefaseerd op.
• Houd in verandertrajecten ruimte voor realistische tussenfases, in plaats van alles in één stap te willen doen.

• Voor gemeenten en andere overheden met een eigen ESB die e-facturen willen ontvangen.
• Voor organisaties die Unit4 Financials gebruiken en e-facturatie willen inbedden in bestaande processen.
• Voor teams die eerst een stabiele technische basis willen leggen en daarna op adoptie willen versnellen.
• Voor organisaties die compliance willen realiseren zonder zware extra systeemlaag.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.