KVK: e-facturatie als motor voor een adviserende finance rol

Voor de Kamer van Koophandel (KVK) is digitalisering geen los project, maar een strategische keuze. Als zelfstandig bestuursorgaan ondersteunt KVK ondernemers in groei, innovatie en handel, en juist daarom keek de organisatie kritisch naar het eigen financiële proces. Binnen de afdeling Financiële Administratie ontstond een duidelijke ambitie: minder handwerk, meer kwaliteit en een werkwijze die ruimte geeft voor advies in plaats van alleen uitvoering.

Die ambitie kwam in een stroomversnelling toen KVK na een aanbesteding koos voor AFAS Software als ERP-oplossing, met e-facturatie als geïntegreerd onderdeel. Daarmee was de technische basis gelegd, maar het echte succes hing af van de volgende stap, leveranciers meenemen in de omslag naar elektronisch factureren. Dat werd de kern van het traject.

KVK stond voor een herkenbare uitdaging voor grote organisaties. Het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen was technisch haalbaar, maar dat betekent nog niet dat leveranciers ook direct meebewegen. De startsituatie was breed en divers: van kleine leveranciers met beperkt volume tot grote partijen met complexe systemen.

Daarnaast speelde er meer dan alleen techniek. Voor de finance-organisatie ging het ook om interne verandering. Minder tijd kwijt zijn aan repeterende administratieve handelingen was een doel op zich, maar het grotere doel was verschuiving van uitvoerend werk naar werkzaamheden met meer sturings- en advieswaarde.

De timing maakte het traject extra belangrijk. Digitalisering was al opgenomen in de KVK-strategie, waardoor er interne urgentie en draagvlak was. Tegelijk lag de lat hoog: de overgang moest zorgvuldig, veilig en met minimale verstoring voor leveranciers verlopen.

De aanpak begon met segmentatie en activatie. Na een scan werd eerst vastgesteld welke leveranciers al bekend en geregistreerd waren op Simplerinvoicing/Peppol. Die groep kon direct gevraagd worden om de eerstvolgende facturen elektronisch aan te leveren. Volgens KVK reageerde vrijwel iedereen in deze groep positief.

Daarna volgde een bredere campagne. Op 1 juli 2019 ontvingen ruim 900 leveranciers een survey. Na het invullen kregen respondenten automatisch een advies op maat over de manier waarop zij het beste e-facturen konden versturen. Daarmee werd onboarding praktisch en laagdrempelig, omdat leveranciers niet eerst zelf hoefden uit te zoeken welke route voor hen geschikt was.

Een belangrijk onderdeel van de aanpak was begeleiding op volgorde van volwassenheid. Niet elke leverancier kon op dezelfde dag live, en dat werd ook niet verwacht. De campagne combineerde daarom meerdere interventies: nabelacties, reminders en kennissessies. Deze mix zorgde ervoor dat de activatie niet stilviel na de eerste mailing.

Ook monitoring kreeg een vaste plek. KVK keek niet alleen naar aantallen, maar ook naar gedragspatronen. Een leverancier die eerst succesvol e-facturen verstuurt en daarna terugvalt naar e-mail met PDF, vraagt om andere opvolging dan een leverancier die nog helemaal niet gestart is. Door die signalen actief op te pakken, bleef de kwaliteit van de overgang hoog.

De eerste resultaten waren direct zichtbaar. Na ruim vier maanden lag de surveyrespons op 30,6%, ondanks de zomervakantie in dezelfde periode. Door vervolgacties in de maanden erna steeg de voortgang verder.

Op 4 december 2019 was 32,6% van de factuurstroom binnen KVK omgezet naar e-facturen. Dat is een concreet tussenresultaat in een traject dat bewust als groeipad was ingericht, niet als een eenmalige technische livegang.

Ook kwalitatief waren de uitkomsten sterk. KVK noemt onder meer:

• Een grote uitzendorganisatie die volledig overging op e-facturatie.
• Een grote office supplier die eerder via e-mail en zelfs per post factureerde, en vervolgens onder begeleiding overstapte.
• Een internationale IT-dienstverlener die vroeg in de campagne al actief contact opnam om snel aan te sluiten.

Wat dit resultaat extra relevant maakt, is dat de beweging niet uit één type leverancier kwam. Zowel partijen met hoge volumes als leveranciers met beperkte frequentie maakten de overstap. Daarmee werd bevestigd dat onboarding geen niche-aanpak was, maar een breed inzetbaar traject dat binnen verschillende leveranciersprofielen werkte.

De surveyresultaten lieten bovendien zien waar leveranciers zelf de waarde ervaren:

Intern merkte de afdeling crediteuren het effect in de verwerking. KVK boekte facturen al binnen 3 dagen in, met een betalingstermijn van 30 dagen. Met verdere digitalisering verwachtte de organisatie extra versnelling door real-time ontvangst en verwerking.

Strategisch gezien werd ook een volgende stap benoemd. KVK sprak de verwachting uit dat eind 2020 50% van de facturen automatisch ingelezen en ingeboekt zou worden, waarvan 60% inhuurgerelateerd. In dat kader werd self-billing als logische vervolgstap genoemd.

De bredere les uit deze fase is dat digitalisering op financegebied het meeste effect heeft wanneer techniek, communicatie en opvolging in hetzelfde ritme lopen. Juist die combinatie maakte het mogelijk om niet alleen meer e-facturen te ontvangen, maar ook om de organisatie intern voor te bereiden op de volgende volwassenheidsstap.

"Het is niet voor niets dat KVK digitalisering heeft opgenomen in haar strategie. De impact hiervan is groot, ook voor ons als finance afdeling." Bianca de Graaf, KVK

• Begin met leveranciers die al technisch klaar zijn, dat levert snel tractie en intern vertrouwen op.
• Combineer activatie met begeleiding, alleen een aankondiging versturen is zelden genoeg voor duurzame adoptie.
• Monitor actief op terugvalgedrag, zodat je leveranciers gericht kunt helpen bij structurele aansluiting.
• Gebruik de tijdswinst bewust voor rolontwikkeling binnen finance, niet alleen voor capaciteitsreductie.
• Betrek finance, projectleiding en softwareleveranciers vroeg in dezelfde planning, dat versnelt besluitvorming in de uitvoering.

• Voor overheidsorganisaties en andere instellingen met veel leveranciers en een mix van grote en kleine factuurverzenders.
• Voor ERP-landschappen waarin e-facturatie technisch al kan, maar leveranciersadoptie nog achterblijft.
• Voor organisaties die naast digitalisering ook een stap willen maken naar meer datagedreven en adviserende financeprocessen.

Wil je weten hoe dit in jouw situatie werkt? Plan een kennismaking.