Wanneer je een document opent in Control, zie je het volledige verhaal van dat document: wie het heeft verstuurd, wat het huidige topic is en welke verwerkingsstappen er zijn doorlopen. Dit detailscherm is het hart van Control en geeft je het inzicht dat je nodig hebt om problemen snel op te sporen en de voortgang van documenten te volgen.

Vanuit de documentenlijst klik je op een document om het detailscherm te openen. Je kunt ook direct naar een document navigeren als je het documentnummer kent via de zoekfunctie.

Bovenaan het detailscherm vind je de kerngegevens van het document:

• Afzender: de partij die het document heeft verstuurd, inclusief identificatienummer
• Ontvanger: de partij waarvoor het document bestemd is
• Documenttype: het type document, bijvoorbeeld een factuur, creditnota of order
• Datum: de aanmaak- of verzenddatum van het document Deze gegevens geven je in een oogopslag context over het document voordat je de details induikt.

Gebruikers met de TechSupport-rol kunnen het bronbestand van het document bekijken en downloaden. Dit is het originele XML-bestand zoals het via het Peppol-netwerk is verzonden of ontvangen. Het bekijken van het bronbestand is handig als je technische vragen hebt over de inhoud of als je het wilt vergelijken met wat er in je financieel systeem is binnengekomen.

Tip: het XML-bestand bevat alle gestructureerde data van het document. Als je een discrepantie ziet tussen wat je verwacht en wat er is afgeleverd, is het XML-bestand de beste plek om te controleren.

Let op: niet elke gebruiker kan het bronbestand inzien. Alleen de TechSupport-rol heeft toegang tot de inhoud van documenten. Gebruikers met de Support-rol zien wel de metadata, maar niet het document zelf. Lees meer over rollen in Rollen in Control.

De audittrail is een van de krachtigste functies van Control. Elk document heeft een chronologisch overzicht van alle verwerkingsstappen die het heeft doorlopen, vanaf het moment van ontvangst tot aan de uiteindelijke aflevering (of het mislukken daarvan).

Per stap in de audittrail zie je:

• Tijdstip: wanneer de stap heeft plaatsgevonden
• Actie: wat er is gebeurd (ontvangst, validatie, transformatie, verzending, aflevering)
• Resultaat: of de stap succesvol was of een fout heeft opgeleverd
• Details: aanvullende informatie, zoals foutmeldingen of technische details

De audittrail geeft je volledige transparantie over het verwerkingsproces. Als een document niet is aangekomen bij de ontvanger, kun je in de audittrail precies zien waar het is vastgelopen.

Het detailscherm toont het actuele topic van het document. Bij een mislukt verzending (topic "SentError") zie je hier de foutmelding en het aantal retry-pogingen dat de PSB heeft ondernomen. De PSB probeert bij serverfouten (5xx) maximaal 8 keer opnieuw te verzenden, verspreid over een periode van ongeveer 35 uur. Zolang er nog pogingen lopen, heeft het document het topic "SentRetry".

Als alle pogingen zijn mislukt en het topic naar "SentError" is veranderd, kun je in de foutmelding vaak terugvinden wat de oorzaak is. Veelvoorkomende oorzaken zijn technische problemen bij de ontvangende partij of een ongeldig endpoint. Een SentError kan ook betekenen dat het document niet door de documentvalidatie is gekomen en daarom niet verzonden mocht worden.

Let op: als je een document ziet met het topic "SentError", is het raadzaam om contact op te nemen met de ontvangende partij of met [email protected] als het probleem aanhoudt.

Vanuit het detailscherm kun je als gebruiker met de TechSupport-rol het document downloaden. Je kunt het XML-bestand downloaden en, indien beschikbaar, ook de PDF-representatie van het document. Gebruikers met de Support-rol hebben geen toegang tot het downloaden van documenten.

Houd er rekening mee dat documenten niet onbeperkt beschikbaar blijven. Na succesvolle verzending (topic "Sent") wordt het bronbestand na 24 uur verwijderd. De metadata blijft wel zichtbaar in Control. Meer over bewaartermijnen lees je in Retentieperiode van documenten.

• Documenten bekijken en doorzoeken
• Retentieperiode van documenten
• Rollen in Control
• Wat is eConnect Control?