La norma SETU para e-timecards: registros de horas digitales en el sector de trabajo temporal a través de la red Peppol.
La norma SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) permite intercambiar de forma estructurada y electrónica las horas trabajadas y los gastos de los trabajadores temporales. Desde junio de 2024, los mensajes SETU están disponibles en la red Peppol, lo que permite a las agencias de trabajo temporal, las empresas usuarias y los subcontratistas intercambiar timesheets a través de la misma infraestructura que ya se utiliza para e-facturas y e-pedidos. eConnect admite el formato SETU como Peppol Access Point certificado.
En resumen SETU es la norma neerlandesa para el intercambio digital de registros de horas y gastos en el sector de trabajo temporal. El mensaje timecard contiene las horas trabajadas, los recargos, los gastos y la información del proyecto. Las timecards aprobadas constituyen la base para la facturación automática.
SETU significa Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. La fundación desarrolla y gestiona normas para el intercambio electrónico de datos en el sector de personal y trabajo temporal. Las normas describen cuándo y qué información se intercambia en el proceso de puesta a disposición, desde la vacante y la selección hasta el registro de horas y la facturación.
Las normas SETU se basan originalmente en HR-XML, un esquema XML internacional para el intercambio de datos de RRHH. Con la versión 2.0, la norma ha sido modernizada y preparada para su uso internacional a través de la red Peppol.
La norma está exclusivamente destinada al sector de trabajo temporal y los procesos de puesta a disposición relacionados. No es una norma genérica para el registro de tiempo fuera de este ámbito.
El mensaje central de la norma SETU es la Timecard (también llamada e-timecard o timesheet digital). Una e-timecard contiene toda la información necesaria para transmitir de forma estructurada las horas trabajadas y los gastos realizados desde la empresa usuaria a la agencia de trabajo temporal.
Las horas se registran y envían normalmente de forma semanal. Una timecard aprobada constituye entonces la base directa para la elaboración de la factura.
El proceso de puesta a disposición comprende varias etapas, de las cuales la timecard y la factura son las últimas:
Como la empresa usuaria y la agencia de trabajo temporal trabajan con la misma timecard aprobada, las horas no necesitan ser reintroducidas. Esto reduce los errores y acelera considerablemente el proceso de facturación.
En caso de puesta a disposición secundaria, una agencia de trabajo temporal proporciona personal proveniente de otra parte (el subcontratista) a la empresa usuaria. La norma SETU admite tres variantes para el reenvío de timecards en esta situación:
Reenvío directo. La empresa usuaria envía la timecard a la agencia de trabajo temporal, que la reenvía sin modificaciones al subcontratista. Esto requiere acuerdos adicionales sobre los códigos de identificación.
Adaptación y reenvío. La agencia de trabajo temporal recibe la timecard, adapta las referencias, tarifas y códigos de identificación según el acuerdo con el subcontratista y reenvía la versión adaptada. Esta es la variante más habitual.
Envío simultáneo. La empresa usuaria envía la timecard simultáneamente a la agencia de trabajo temporal y al subcontratista. También aquí son necesarios acuerdos adicionales sobre identificación.
Desde junio de 2024, los mensajes SETU están disponibles en la red Peppol, gracias a una colaboración entre SETU y la Autoridad Peppol Neerlandesa (NPa). Se admiten los siguientes tipos de mensajes:
También existe un formato de factura específico SETU: SETU Invoice v2.2, que se apoya en NLCIUS y contiene campos adicionales para el sector de trabajo temporal.
Consejo : la lista completa de DocumentTypeId admitidos para mensajes SETU se encuentra en el resumen de DocumentType ID.
eConnect admite el formato SETU como parte de la Procurement Service Bus (PSB). A través del PSB, los mensajes SETU pueden ser enviados y recibidos en la red Peppol, con la misma fiabilidad y seguridad que las e-facturas.
Concretamente, esto significa:
Enviar y recibir timecards. Las organizaciones conectadas a Peppol a través de eConnect pueden intercambiar timecards SETU con otros participantes Peppol. El PSB valida el mensaje, lo enruta al destinatario y confirma la entrega.
De la timecard a la factura. Una timecard aprobada constituye la base de la facturación automática. La factura puede enviarse igualmente a través de Peppol, en NLCIUS, BIS Billing V3 o en formato SETU Invoice.
Todos los tipos de mensajes SETU. Además de la timecard, el PSB también admite los demás mensajes SETU para colocaciones (Assignment), solicitudes de personal (StaffingOrder) y datos personales (HumanResource).
Los mensajes SETU actuales en la red Peppol utilizan la versión 1.4, basada en el esquema HR-XML. La versión 2.0 está en desarrollo e introduce una serie de cambios importantes:
El cambio más importante en la v2.0 es el enfoque en la internacionalización. Nuevos campos como documentId, schemeAgencyId, legalId y taxId se alinean con las normas y regulaciones internacionales. Esto hace que la timecard sea utilizable fuera del sector neerlandés de trabajo temporal, en la red Peppol internacional.
Atención : la versión 1.4 es actualmente la versión activa en la red Peppol. La migración a la v2.0 está acompañada por SETU con un mapping detallado entre ambas versiones.
Los mensajes SETU se identifican en la red Peppol con DocumentTypeId específicos:
http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::TimeCard##[email protected]::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::StaffingOrder##[email protected]::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::HumanResource##[email protected]::2.5http://ns.hr-xml.org/2007-04-15::Assignment##[email protected]::2.5urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:nen.nl:nlcius:v1.0#compliant#urn:fdc:setu.nl:invoice:v2.2::2.1Una SETU Timecard v1.4 es un documento XML basado en el esquema HR-XML. Los elementos principales son:
<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
<Id idOwner="StaffingCustomer">
<IdValue>TC00123456</IdValue>
</Id>
<ReportedResource>
<Person>...</Person>
</ReportedResource>
<ReportedTime>
<PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
<PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
<TimeInterval type="Regular" billable="true">
<Duration>8.00</Duration>
<RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
</TimeInterval>
<Allowance type="102B" billable="true">
<Amount currency="EUR">3.50</Amount>
<Quantity>5</Quantity>
</Allowance>
</ReportedTime>
<ApprovalInfo>
<ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
</ApprovalInfo>
</TimeCard>
El elemento TimeInterval contiene las horas trabajadas por parte del día, con el tipo (Regular, Overtime, Shift), la duración y la tarifa. El atributo multiplier indica el porcentaje de recargo: 100 para horas regulares, 150 para horas extra, y así sucesivamente. El elemento Allowance registra gastos como los de desplazamiento.
SETU proporciona archivos de validación Schematron para todos los tipos de mensajes. El PSB valida automáticamente los mensajes SETU entrantes en la recepción. Los mensajes que no cumplen con el esquema son rechazados con un mensaje de error claro.
Las especificaciones completas, los mensajes de ejemplo y los artefactos de validación están disponibles en standard.setu.nl y en Semantic Treehouse.
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