Los formatos de factura híbridos combinan un PDF visual con XML legible por máquina. ¿Cómo funciona, qué formatos existen y cuáles son las complicaciones?
Una factura híbrida combina dos mundos en un solo archivo: un PDF visual legible por personas y un anexo XML legible por máquina que puede procesarse de forma automatizada. Esto hace que los formatos híbridos sean especialmente adecuados para la fase de transición hacia la facturación electrónica completa, en la que no todos los destinatarios pueden procesar documentos de manera automatizada.
Una factura híbrida es, técnicamente, un documento PDF/A-3. PDF/A-3 es una variante de archivado de PDF que permite incluir archivos de cualquier tipo como anexos. En el caso de una factura híbrida, ese anexo es un archivo XML estructurado con todos los datos de la factura.
El destinatario puede procesar el documento de dos maneras:
Visualmente. Abrir el PDF y leer, imprimir o archivar la factura, exactamente igual que una factura PDF tradicional.
De forma automatizada. Extraer el XML integrado y procesarlo automáticamente en el sistema contable o ERP, sin OCR ni introducción manual de datos.
Esto es lo que distingue los formatos híbridos tanto de un PDF ordinario (solo visual, no estructurado) como de un formato puramente XML como UBL o CII (solo legible por máquina, no visual).
Existen varios formatos de factura híbridos, cada uno con su propio origen y sus propias decisiones técnicas. Lo que tienen en común es el principio PDF/A-3; en lo que difieren es en el esquema XML integrado.
Factur-X (Francia) y ZUGFeRD (Alemania) son dos nombres para el mismo formato. El XML integrado utiliza el esquema CII de UN/CEFACT y es (a partir del perfil EN 16931) totalmente conforme con la norma europea. Factur-X cuenta con cinco perfiles que varían en la cantidad de datos estructurados, desde datos básicos mínimos hasta un modelo completamente ampliado.
Factur-X es el formato híbrido dominante en Europa. En Francia, es uno de los seis formatos obligatorios en el marco de la reforma CTC. En Alemania y Austria, ZUGFeRD tiene una amplia adopción. Además, el formato dispone de su propio Peppol DocumentTypeId, lo que permite enviarlo directamente a través de la red Peppol.
Más información: Factur-X / ZUGFeRD: el formato de factura híbrido
ISDOC.PDF es la variante checa del concepto híbrido. En lugar de CII, utiliza el XML nacional ISDOC como anexo integrado. El formato no es nativamente conforme con EN 16931 y no dispone de su propio Peppol DocumentTypeId. Para uso transfronterizo es necesaria la conversión a UBL.
ISDOC.PDF es relevante principalmente para los mercados checo y eslovaco, donde cuenta con amplio soporte en el software contable local. A nivel internacional es prácticamente desconocido; los socios comerciales fuera de esta región esperan UBL o CII.
Más información: ISDOC: el estándar checo para la facturación electrónica
Los formatos híbridos resuelven un problema práctico. La transición hacia la facturación electrónica totalmente estructurada (XML puro) se produce de forma gradual. No todos los destinatarios pueden procesar XML todavía, pero al mismo tiempo los emisores desean automatizar ya su proceso de facturación.
Una factura híbrida ofrece lo mejor de ambos mundos: el emisor puede facturar de forma completamente estructurada (el XML contiene todos los datos), mientras que el destinatario puede, si es necesario, simplemente leer la factura como PDF. En cuanto el destinatario esté en condiciones de procesar automáticamente, los datos están disponibles de inmediato sin cambios por parte del emisor.
Todos los formatos híbridos siguen la misma arquitectura técnica:
┌─────────────────────────────────┐
│ PDF/A-3 container │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Visuele PDF-pagina's │ │
│ │ (factuurlayout) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ XMP metadata │ │
│ │ (beschrijft bijlage) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Embedded XML-bestand │ │
│ │ (CII, ISDOC, ...) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────┘
Las tres capas son:
Los formatos híbridos presentan desafíos específicos que no se dan con los formatos XML puros.
Coherencia PDF frente a XML. El PDF y el XML integrado deben contener la misma información. En la práctica pueden surgir discrepancias: un importe en el PDF puede diferir del importe en el XML, por ejemplo por diferencias de redondeo o errores en la generación. La cuestión es entonces qué fuente prevalece. En el procesamiento automatizado, siempre es el XML; en caso de disputa, la versión PDF puede generar confusión.
Perfiles y capacidad de procesamiento. En Factur-X/ZUGFeRD, el perfil determina la cantidad de información contenida en el XML. Los perfiles inferiores (Minimum, Basic WL) contienen demasiados pocos datos para un procesamiento automatizado completo. Un destinatario que solo recibe el perfil Minimum no puede utilizar el XML para registrar completamente la factura y debe consultar el PDF de todos modos.
Validación. Además de la validación del esquema XML, en los formatos híbridos la estructura PDF/A-3 también debe ser correcta. La integración del archivo XML debe cumplir con la especificación PDF/A-3, incluyendo los metadatos XMP correctos y el tipo de relación (af:relationship). Esto añade una capa de validación adicional.
Interoperabilidad de formatos nacionales. Formatos como ISDOC.PDF, que utilizan un esquema XML nacional propio (en lugar de CII o UBL), no son directamente intercambiables con socios comerciales europeos. Se requiere conversión, pero esta conversión se aplica al XML integrado, no al contenedor PDF. Tras la conversión, el resultado es típicamente un archivo UBL independiente, con lo cual se pierde el carácter híbrido.
Tamaño de archivo. Una factura híbrida es más voluminosa que un archivo XML independiente, ya que contiene tanto el PDF visual como el XML. Para una factura individual esto es insignificante, pero en el procesamiento por lotes de miles de facturas diarias la diferencia puede ser relevante.
eConnect soporta todos los formatos de factura híbridos habituales. Los documentos híbridos recibidos se procesan automáticamente a través del XML integrado, ya se trate de Factur-X, ZUGFeRD o ISDOC.PDF. El PDF visual se conserva como anexo.
La PSB también puede transformar los formatos híbridos a Peppol BIS Billing V3 y otros formatos soportados. Para ello, la PSB extrae el XML integrado, lo transforma al formato de salida deseado y enruta el documento hacia el destinatario. También funciona a la inversa: una factura UBL puede transformarse a formato híbrido si el destinatario así lo espera.
Cabe destacar que la PSB API puede recibir y procesar directamente estos formatos. Los proveedores de software que ya facturan en Factur-X o ISDOC pueden enviar sus documentos existentes directamente a la API sin necesidad de convertirlos previamente. La PSB gestiona la transformación de forma automática. Esto facilita enormemente la conexión a la red Peppol a través de eConnect para socios de software en, por ejemplo, Chequia o Francia.
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