¿Recibe facturas por correo electrónico o por correo postal? Al reenviarlas a su dirección de correo electrónico personal de eConnect, se procesan y entregan automáticamente en su software contable. No importa si se trata de un PDF, una imagen o un archivo XML: eConnect procesa todos los formatos.

En cuanto su organización esté activada en la plataforma, recibirá una dirección de correo electrónico propia para facturas de compra:

<numero-coc>@inkoopfacturen.econnect.eu

Esta dirección está disponible de inmediato, sin necesidad de activación. Sin embargo, la configuración predeterminada no siempre se adapta a sus necesidades específicas. Por ello, compruebe siempre que la dirección esté correctamente configurada, o cree una nueva dirección a través del Email Receiver donde pueda ajustar la configuración exactamente a su gusto.

Además de la dirección COC estándar, puede crear una dirección de correo electrónico específica por proveedor a través del Email Receiver. La plataforma genera una dirección única en el dominio trust.econnect.eu con una secuencia aleatoria de caracteres, por ejemplo:

[email protected]

Por cada dirección, usted determina qué dominio o dirección de correo electrónico puede enviar, qué tipo de documento se crea y si las facturas XML se reenvían automáticamente. Esto ofrece más control que la dirección COC estándar y está disponible a partir de la suscripción Basic.

Cuando envía un correo electrónico con una factura adjunta a su dirección de facturas de compra, se activa el siguiente proceso:

1. Clasificación: el sistema analiza cada archivo adjunto y determina automáticamente si se trata de una factura, un albarán, un anexo u otro documento.
2. Procesamiento: las facturas se convierten en una e-factura validada. Las facturas en PDF pasan por el IDR (Intelligent Document Recogniser) para el reconocimiento OCR. Las facturas XML se validan directamente.
3. Asociación de adjuntos: los demás documentos del mismo correo electrónico (especificaciones, albaranes) se asocian automáticamente como adjuntos de la factura.
4. Entrega: la factura procesada aparece en su Bandeja de entrada y se transmite automáticamente a su software contable conectado.

La mayoría de las facturas se procesan en pocos minutos. Más información sobre los tiempos de procesamiento.

eConnect procesa PDF, facturas XML (todos los formatos de e-factura), imágenes (JPEG, PNG, BMP) y formatos híbridos como ZUGFeRD/Factur-X. El tamaño máximo del correo electrónico es de 35 MB con un máximo de 50 archivos adjuntos. Envíe siempre una sola factura por archivo.

Para una descripción completa de todos los requisitos y límites, consulte los requisitos para el envío de facturas.

También puede reenviar correos electrónicos con facturas desde su propia bandeja de correo. Puntos de atención:

• Utilice la función de reenvío de su cliente de correo, no la función de redirección.
• Excluya los dominios everbinding.nl y econnect.eu de las reglas de reenvío automático para evitar bucles.
• Reenvíe únicamente correos electrónicos que contengan efectivamente una factura adjunta.

Si surge un problema durante el envío, recibirá un mensaje de error por correo electrónico en la dirección desde la que envió la factura. Las causas más frecuentes son un archivo demasiado grande, un PDF ilegible o un archivo XML que no cumple la norma requerida.

¿Desea que sus proveedores envíen sus facturas directamente a esta dirección? Configure un remitente de confianza para mayor seguridad.