Generación de PDF y opciones de fusión: cuándo eConnect crea un nuevo PDF y cómo se combinan los adjuntos.
Muchos programas de contabilidad solo pueden mostrar un único archivo PDF por factura. Por ello, eConnect ofrece la posibilidad de generar automáticamente un PDF a partir de los datos de la e-factura y fusionar los adjuntos en un solo documento legible.
Cuando recibe una e-factura (XML) sin PDF adjunto, la plataforma puede generar automáticamente un PDF a partir de los datos de facturación contenidos en el XML. De este modo dispone siempre de una versión visualmente legible de cada factura, independientemente del método de entrega.
Existen tres modos disponibles, configurables a nivel de cuenta:
La configuración la gestiona el soporte de eConnect. Contacte con nosotros si desea modificar el modo.
La generación utiliza una plantilla PDF genérica de eConnect. No es posible personalizar la plantilla por cliente. Para la PSB y la plataforma 2.0, el desarrollo de opciones ampliadas de plantilla está en curso.
Una opción práctica es colocar el PDF generado por eConnect en primer lugar en el documento. De este modo, el usuario ve siempre el mismo formato estandarizado, independientemente del diseño de la factura original del proveedor. Esto resulta especialmente útil para organizaciones que reciben muchas facturas de diferentes proveedores y desean una presentación uniforme en su proceso de aprobación.
En el caso de facturas acompañadas de especificaciones, albaranes u otros documentos, puede fusionar todo en un solo PDF. Esta funcionalidad es esencial para sistemas ERP que solo pueden procesar un archivo PDF por factura en su flujo de aprobación.
El orden de fusión es:
Como alternativa, puede optar por enviar los adjuntos como archivos separados en lugar de fusionarlos. La elección correcta depende de las capacidades de su software.
El PDF merge resulta especialmente valioso en estas situaciones:
Los proveedores también pueden integrar un PDF en la propia factura UBL (como adjunto base64 en el elemento AdditionalDocumentReference). Este es un método admitido por Peppol que permite a los proveedores enviar tanto los datos estructurados como el PDF visual en un solo archivo. eConnect procesa correctamente esta configuración y pone a disposición el PDF integrado como adjunto.
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