Envío de facturas desde un escáner

¿Todavía recibe facturas en papel? Con un escáner capaz de enviar correos electrónicos, puede transmitirlas fácilmente a eConnect para su procesamiento automático. El IDR (Intelligent Document Recogniser) reconoce el texto del documento escaneado y lo convierte en una e-factura validada.

Requisitos del escáner

Para enviar facturas a través de un escáner, este debe cumplir dos condiciones:

El escáner debe disponer de una dirección de correo electrónico propia con un buzón funcional. Esto es necesario para poder recibir los mensajes de error.
La dirección de correo electrónico del escáner debe estar registrada en su organización eConnect. La forma más sencilla de configurarlo es crear un remitente de confianza para la dirección de correo electrónico del escáner.

Configuración en tres pasos

Tiene dos opciones para la dirección de recepción: puede utilizar la dirección COC estándar, o crear una nueva dirección a través del Email Receiver (remitente de confianza). Elija una de las dos opciones, no es necesario hacer ambas.

Paso 1: Elegir la dirección de recepción

Opción A: utilice su dirección estándar de facturas de compra (<numero-coc>@inkoopfacturen.econnect.eu) y añada la dirección de correo electrónico del escáner como remitente conocido.

Opción B: cree en la plataforma un remitente de confianza. La plataforma genera entonces una dirección de correo electrónico única con la que puede configurar el tipo de lista blanca, el tipo de documento y otros ajustes específicamente para el escáner.

Paso 2: Configurar la dirección de correo electrónico en el escáner

establezca la dirección de correo electrónico elegida (del paso 1) como destinatario en el escáner.

Paso 3: Verificar los ajustes de escaneo

asegúrese de que el escáner guarde los documentos en formato PDF o como imagen (JPEG, PNG o BMP). Establezca la resolución en un mínimo de 300 ppp para obtener los mejores resultados de reconocimiento.

Calidad de escaneo

La calidad del escaneo influye directamente en el reconocimiento. Algunos consejos prácticos:

Escanee con un mínimo de 300 ppp para un resultado nítido y legible.
Asegúrese de que el documento esté bien alineado sobre el cristal del escáner, para evitar que el texto se reconozca torcido.
Evite escaneos demasiado claros o demasiado oscuros. El documento debe presentar un buen contraste.
No escanee el reverso de un documento si no contiene información relevante; una página en blanco puede generar un mensaje de error.

Atención: escanee siempre una sola factura por archivo. Si una factura tiene varias páginas, guárdelas en un solo PDF. Un PDF con varias facturas será rechazado.

Mensajes de error

Si un documento escaneado no puede procesarse, eConnect envía un mensaje de error a la dirección de correo electrónico del escáner. Revise periódicamente el buzón del escáner. Las causas más frecuentes son una calidad de escaneo insuficiente (documento ilegible) o un archivo demasiado pequeño (inferior a 10 KB).

¿Prefiere recibir los mensajes de error en otra dirección de correo electrónico? Al configurar un remitente de confianza, puede establecer una dirección de correo electrónico de contacto independiente para recibir los mensajes de rechazo.

¿Desea conocer los requisitos técnicos para los archivos escaneados? Consulte las condiciones de envío de facturas.

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