Qué hacer si una tarea de conversión es rechazada: motivos frecuentes, soluciones y reenvío del documento.
En ocasiones, eConnect no puede convertir un documento enviado en una e-factura. La tarea de conversión obtiene entonces el estado "rechazada" y usted recibe un mensaje de error por correo electrónico indicando el motivo. En la mayoría de los casos, puede resolver el problema usted mismo y reenviar el documento.
A continuación se detallan los motivos por los que una tarea de conversión puede ser rechazada, con la solución correspondiente.
No se puede determinar el importe total, o faltan elementos obligatorios de la factura. Una factura válida debe contener como mínimo un número de factura, fecha de factura, importes y datos de identificación del proveedor y el comprador.
¿Qué puede hacer? Compruebe que la factura esté completa y reenvíe el documento. Si faltan datos sistemáticamente en las facturas de un determinado proveedor, contacte con el proveedor.
El sistema ha identificado el documento como algo distinto a una factura o un pedido de compra. La clasificación automática (Detect API) distingue entre otros: facturas, facturas proforma, logotipos, recibos, albaranes, pedidos de compra, nóminas, recordatorios, documentos fiscales, condiciones generales y anexos. Los documentos que no se clasifican como factura o pedido de compra son susceptibles de rechazo.
La clasificación en sí es completamente automática, pero el rechazo efectivo de una tarea de conversión es siempre una acción manual del equipo de calidad. Un documento puede ser correctamente clasificado como "no es una factura" y posteriormente ser revisado por el equipo.
¿Qué puede hacer? Se trata generalmente de una clasificación correcta. Si desea adjuntar el documento a una factura, envíelo en el mismo correo electrónico que la factura. ¿Su factura se clasifica incorrectamente como factura proforma u otro tipo de documento? Notifíquelo a soporte para que la clasificación pueda mejorarse.
El escaneo es demasiado claro, demasiado oscuro, borroso o escaneado por el reverso. El motor OCR no puede reconocer el texto de forma fiable.
¿Qué puede hacer? Escanee de nuevo el documento con un mínimo de 300 ppp, asegúrese de un buen contraste y colóquelo bien alineado sobre el cristal del escáner.
El PDF está protegido con cifrado, firma digital u otras restricciones que impiden la lectura del texto.
¿Qué puede hacer? Elimine la protección del archivo PDF o solicite al proveedor una versión sin protección.
El archivo PDF contiene más de una factura. eConnect procesa siempre una sola factura por archivo.
¿Qué puede hacer? Separe el archivo PDF de modo que cada factura esté en un archivo independiente. Una factura de varias páginas sí puede estar en un solo PDF.
Se ha producido un error técnico. El documento se reenviará automáticamente en un plazo de 24 horas en días laborables.
¿Qué puede hacer? Espere el reprocesamiento automático. Si el documento no se ha procesado transcurridas 24 horas, contacte con soporte.
Consejo en caso de errores de procesamiento persistentes: un PDF que se queda bloqueado una y otra vez en un error de procesamiento se puede desbloquear a menudo "imprimiendo" de nuevo el archivo origen a PDF mediante Microsoft Print to PDF (o una impresora PDF equivalente) y enviando el nuevo PDF. Esto normaliza la estructura del PDF y resuelve muchos problemas con PDF embebidos sin que soporte tenga que intervenir.
Una factura de autofacturación se ha enviado al destinatario incorrecto. Como comprador, envíela como factura de compra; como proveedor, como factura de venta.
¿Qué puede hacer? Reenvíe la factura a la dirección de correo electrónico correcta (compra o venta).
Con las facturas ZUGFeRD (PDF híbrido con XML integrado), puede ocurrir que la tarea de conversión muestre el estado "Procesado correctamente", pero la factura no aparezca en su bandeja de entrada. En ese caso, el reconocimiento IDR se realizó con éxito, pero la conversión del formato CII a UBL falló. La plataforma solo puede almacenar facturas UBL válidas.
¿Qué puede hacer? Contacte con soporte e indique que la tarea de conversión está marcada como exitosa pero la factura no aparece. El equipo técnico puede ajustar la transformación para que facturas similares se procesen correctamente en el futuro.
Consejo: una factura ZUGFeRD que obtiene una puntuación "verde" en validadores externos puede fallar igualmente en la plataforma eConnect. Esto se debe a que la plataforma aplica requisitos más estrictos (BIS Billing v3 / NLCIUS) que la mayoría de los validadores CII.
Tras resolver el problema, puede reenviar el documento por correo electrónico. Envíelo a la misma dirección de correo electrónico que la primera vez. La plataforma lo trata como un nuevo documento e inicia una nueva tarea de conversión.
Si cree que una factura ha sido rechazada por error, puede notificarlo a través de support.econnect.eu. Adjunte el documento en cuestión con una solicitud de revisión. El equipo de eConnect reexaminará la factura y ajustará la clasificación o el reconocimiento si es necesario.
Importante: cada corrección realizada por el equipo Quality Control se retroalimenta como datos de entrenamiento en el IDR. De esta forma, un error similar se previene automáticamente en el futuro.
¿Desea comprender el proceso completo de conversión? Consulte Tarea de conversión: el proceso de principio a fin.
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