Además de facturas PDF, también puede enviar archivos UBL (e-facturas XML) por correo electrónico a eConnect. Una factura UBL válida se procesa directamente sin reconocimiento OCR, lo que resulta más rápido y fiable que la conversión PDF. Este artículo explica el funcionamiento y qué ocurre si el XML no es válido.

Cuando envía una factura UBL por correo electrónico, la plataforma valida inmediatamente el archivo con respecto a las normas admitidas. Se reconocen los siguientes formatos UBL:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, la norma neerlandesa)
• Peppol BIS Billing 3.0 (la norma europea Peppol)

¿El XML es válido? Entonces la factura se procesa y entrega de inmediato, sin reconocimiento OCR. Esto supone un procesamiento más rápido y una mayor fiabilidad, ya que no se requiere interpretación de elementos visuales.

Si el archivo XML no es válido (por ejemplo, por campos obligatorios faltantes o una estructura no conforme), la plataforma activa automáticamente un mecanismo alternativo. Su funcionamiento depende de la situación:

• UBL con PDF adjunto: si junto al XML no válido hay un PDF de factura en el correo electrónico, el PDF se procesa mediante reconocimiento OCR.
• UBL sin PDF: si no se ha adjuntado un PDF, la factura no puede procesarse y recibirá un mensaje de error.

Consejo: ¿desea verificar previamente si su archivo UBL es válido? Utilice el eConnect Document Validator, una herramienta en línea gratuita para validar cualquier archivo UBL.

ZUGFeRD (Alemania) y Factur-X (Francia) son formatos de factura híbridos: un PDF que contiene un XML integrado en formato CII. Para estas facturas, la plataforma intenta primero extraer y procesar el XML integrado.

Si el XML integrado no es válido, el sistema recurre al procesamiento OCR del componente PDF. Una factura ZUGFeRD que pasa los validadores externos pero que en eConnect se procesa como PDF puede indicar una diferencia en las reglas de validación del XML integrado.

Los formatos SimpleInvoicing antiguos (SI 1.1 y SI 1.2) ya no están permitidos en la red Peppol desde 2024. eConnect aún puede transformar estos formatos en una factura NLCIUS válida al enviarlos por correo electrónico, siempre que todos los datos esenciales estén presentes. Si faltan datos, la validación puede fallar.

La recomendación es migrar a SI-UBL 2.0 (NLCIUS) o Peppol BIS Billing 3.0 para un procesamiento fiable.

eConnect dispone de una función que corrige automáticamente errores conocidos en archivos UBL mediante una transformación XSL. Los campos no esenciales faltantes se completan con valores predeterminados, de modo que la factura pueda procesarse igualmente. Esta función se mejora continuamente en función de los patrones encontrados en la práctica.

Es útil conocer la distinción entre conversión y transformación:

• Conversión: una factura PDF se transforma en una e-factura (XML). Esto requiere reconocimiento OCR y siempre implica un paso de interpretación.
• Transformación: una e-factura en un formato XML se convierte a otro formato XML. Este proceso es más fiable porque los datos de origen ya están estructurados.

eConnect admite la transformación automática entre más de 20 normas XML, incluidos formatos sectoriales como DICO, SETU, SEEF y XRechnung.

¿Prefiere recibir sus facturas directamente a través de Peppol en lugar de por correo electrónico? Es posible si su organización está registrada en la red Peppol.