El proceso completo de conversión: desde el envío hasta la entrega, con estados y plazos.
Cuando envía una factura PDF o una imagen a eConnect, esta se convierte en una tarea de conversión. El IDR (Intelligent Document Recogniser) transforma el documento en una e-factura validada. Este artículo explica el funcionamiento del proceso de principio a fin.
Cada PDF o imagen que envía, por correo electrónico, a través de un remitente de confianza o mediante la API, se convierte automáticamente en una tarea de conversión. El sistema determina el mejor método de conversión y comienza a trabajar.
El sistema recibe el documento y lo clasifica a través de la Detect API. ¿Es una factura, un albarán, un recordatorio u otro tipo de documento? Solo los documentos identificados como facturas pasan a la conversión. Los demás documentos se asocian automáticamente como adjuntos de la factura.
El IDR analiza el documento mediante tres capas tecnológicas:
El IDR reconoce los campos esenciales de la factura: proveedor, comprador, número de factura, fecha, importes, tipo de IVA y datos de pago.
Tras el reconocimiento, se validan todos los campos:
El IDR compara los valores reconocidos con facturas procesadas anteriormente del mismo proveedor. Cuantas más facturas de un proveedor se procesan, mejor es el reconocimiento. El sistema aprende continuamente.
Si el IDR no tiene suficiente certeza sobre el reconocimiento, la tarea de conversión se envía al equipo Quality Control de eConnect. Ellos verifican manualmente los casos dudosos, por ejemplo un importe difícilmente legible o un campo faltante.
Cada corrección del equipo QC se retroalimenta como datos de entrenamiento en el IDR. De esta forma, un error que ocurre una vez se previene en el futuro.
Tras un reconocimiento y una validación exitosos, el documento se convierte en una e-factura estandarizada en formato UBL. Esta e-factura contiene todos los datos estructurados que necesita su software contable.
La factura procesada aparece en su Bandeja de entrada (para facturas de compra) o su Bandeja de salida (para facturas de venta). Si tiene configurada una conexión de software, la factura se transmite automáticamente a su software contable.
La garantía SLA de eConnect es que el 99 % de todos los documentos se procesan en un plazo de 8 horas laborables.
Puede seguir el progreso de una tarea de conversión en la plataforma. El período de retención estándar de las tareas de conversión es de 4 meses, tras lo cual se eliminan automáticamente.
En ocasiones, un documento no puede procesarse completamente. Esto puede deberse a que el archivo es ilegible, a que faltan datos esenciales o a que la factura no cumple la norma requerida. En ese caso, la tarea de conversión se rechaza y usted recibe una notificación indicando el motivo.
En los campos esenciales (número de factura, fecha e importes), la precisión del IDR es superior al 98 %. En el último muestreo, el procesamiento automático obtuvo una puntuación del 100 % de precisión. La verificación manual por parte del equipo QC presentó una tasa de error inferior al 2 %.
El tiempo de procesamiento puro para documentos completamente automatizados es de media 20 a 30 segundos. Incluyendo el tiempo de espera en cola, son aproximadamente 3,5 minutos. Si se requiere verificación manual por el equipo Quality Control, puede llevar hasta 24 horas en días laborables.
Si el IDR no tiene suficiente certeza, la tarea de conversión se envía al equipo Quality Control para verificación manual. Cada corrección se retroalimenta como datos de entrenamiento en el sistema, de modo que errores similares se previenen automáticamente en el futuro. También puede informar de un error al soporte.
Sí, puede seguir el progreso de cada tarea de conversión en la plataforma eConnect. Para cada documento puede ver en qué fase se encuentra el procesamiento. El período de retención estándar de las tareas de conversión es de 4 meses, tras lo cual se eliminan automáticamente.
¿Tiene preguntas sobre una tarea de conversión específica? Contacte con soporte.
Consulte sus tareas de conversión