Cómo eConnect reconoce y bloquea facturas duplicadas, y cómo tramitar un documento bloqueado cuando sea necesario.
La plataforma detecta automáticamente cuando la misma factura llega más de una vez, incluso si se envió a través de distintos canales. La primera factura se procesa; los ejemplares siguientes se retienen como duplicados. Así se evita contabilizar la misma factura dos veces.
La plataforma compara tres atributos para determinar si una factura es un duplicado:
Si los tres coinciden con una factura previamente recibida, el documento se marca como duplicado y no se reenvía a su software contable.
La detección de duplicados funciona en todos los canales. Si la misma factura llega tanto por Peppol como por correo electrónico en PDF, la plataforma lo reconoce como duplicado. La primera versión se procesa; la siguiente queda bloqueada.
Esto es especialmente relevante para organizaciones que reciben facturas a través de múltiples canales. Un proveedor que envía una factura tanto por correo como por Peppol no causará una doble contabilización.
A veces un documento marcado como duplicado es en realidad un original. Esto puede ocurrir si dos facturas distintas comparten casualmente el mismo número, o si desea reprocesar deliberadamente la misma factura.
En la plataforma puede tramitar un duplicado bloqueado marcando el documento como «Marcar como original». La factura se procesará entonces como si fuera un documento nuevo.
Un duplicado puede pasar desapercibido si el número de factura se reconoce de forma diferente en el segundo envío. Esto puede ocurrir si la factura llega por un canal diferente con un formato o calidad de escaneo distinta, lo que hace que el OCR interprete ligeramente diferente el número de factura. Esta es una limitación inherente al reconocimiento en documentos PDF.
Consejo: ¿recibe regularmente notificaciones de duplicados? Compruebe si su proveedor envía la factura simultáneamente a través de varios canales (por ejemplo, tanto por correo electrónico como por Peppol). Acuerde un único canal para la entrega de facturas.
¿Desea saber más sobre cómo se procesan las facturas? Consulte Tarea de conversión: el proceso de principio a fin.
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