Polonia ha creado una plataforma nacional de e-facturaci�n: el KSeF (Krajowy System e-Faktur). Se trata de un sistema de clearance en el que las facturas se cargan y aprueban por la administraci�n fiscal antes de ser transmitidas al destinatario. El sistema se ha vuelto obligatorio de forma escalonada y ya se aplica a la mayor�a de las empresas polacas.

La introducci�n se realiza en tres fases:

Todos los sujetos pasivos de IVA deben poder recibir facturas KSeF a partir del 1 de febrero de 2026, independientemente de cu�ndo est�n obligados a enviar a trav�s de KSeF.

Consejo: hasta finales de 2026 no se imponen multas por errores causados por KSeF. Esto da a las empresas tiempo para configurar el sistema sin riesgo inmediato.

KSeF es un sistema de pre-clearance. Esto significa que una factura se carga primero en la plataforma KSeF, donde la administraci�n fiscal la controla y asigna un n�mero de referencia KSeF �nico. Solo entonces la factura es v�lida y est� disponible para el destinatario.

El proceso paso a paso:

1. El remitente crea una factura en el formato obligatorio FA_VAT XML (esquema FA(3))
2. La factura se carga en KSeF
3. KSeF controla la factura y asigna un n�mero de referencia
4. El destinatario recupera la factura de KSeF o la recibe a trav�s de su Access Point

No siempre hay disponible una conexi�n a internet estable. Por eso, KSeF ofrece un modo Offline24: las facturas pueden elaborarse sin conexi�n y cargarse en KSeF a m�s tardar el d�a laborable siguiente. Las facturas sin conexi�n reciben un PDF UPO con un c�digo QR Offline como prueba temporal.

Junto a KSeF existe PEF (Platforma e-Faktur), la ruta Peppol para la e-facturaci�n en Polonia. Ambos sistemas coexisten:

Para las facturas B2B nacionales polacas, KSeF es la ruta obligatoria. Para facturas transfronterizas (por ejemplo, de los Pa�ses Bajos a Polonia), se puede utilizar Peppol.

KSeF exige el formato FA_VAT XML (esquema FA(3)), dise�ado espec�ficamente para el sistema polaco. Este formato soporta archivos adjuntos y tiene un c�digo QR obligatorio.

Para la conexi�n t�cnica con KSeF necesita certificados: dos juegos de archivos .key y .crt por empresa (uno para uso en línea, otro para uso sin conexión), incluyendo cifrado y gestión multi-organización. Estos certificados son emitidos por la administración fiscal polaca.

Importante: nunca transmita los archivos de certificados por correo electr�nico convencional. Outlook bloquea los archivos .key y .crt. Utilice un canal seguro.

eConnect ofrece una integración KSeF probada en producción, actualmente con dos clientes operativos (tanto entrante como saliente, modos en línea y fuera de línea probados), para clientes que envían facturas hacia o desde Polonia:

• Onboarding KSeF: eConnect acompa�a el proceso de onboarding, incluyendo la configuraci�n de certificados y la configuraci�n del procesamiento por lotes.
• Procesamiento por lotes: para evitar el rate limiting, eConnect procesa las facturas por lotes (intervalo configurable)
• N�mero de referencia KSeF: tras el clearance, el n�mero de referencia KSeF se devuelve a su sistema ERP
• N�mero NIP: su n�mero de IVA polaco (NIP) se asocia a su organizaci�n en la plataforma eConnect

Si factura desde los Pa�ses Bajos a un destinatario polaco, tambi�n puede utilizar la ruta Peppol (PEF). eConnect encamina autom�ticamente seg�n el identificador del destinatario.

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