El motor de workflow explicado: validaciones, asignación de tareas y procesos de aprobación.
En resumen Con el motor de workflow automatiza el proceso de aprobación para facturas entrantes y declaraciones de gastos. Configure validaciones, asignaciones de tareas y pasos de aprobación. Disponible como complemento con una suscripción SLA.
Con el motor de workflow de eConnect automatiza el proceso de aprobación para facturas entrantes, declaraciones de gastos y otros documentos. Establece reglas que determinan qué controles se ejecutan automáticamente y quién debe aprobar los documentos. La funcionalidad de workflow está disponible como complemento con una suscripción SLA.
Un workflow consiste en una serie de pasos que un documento recorre en cuanto llega. Cada paso puede ser una validación automática (el sistema verifica una condición) o una acción manual (un empleado debe revisar el documento).
El motor de workflow puede verificar automáticamente cualquier campo de la factura electrónica (UBL). Ejemplos:
En función del resultado, el documento puede reenviarse automáticamente al empleado o departamento correspondiente.
Si un documento no puede aprobarse automáticamente, se crea una tarea y se asigna a un usuario, grupo o rol. La asignación puede basarse en el resultado de la validación. Por ejemplo: facturas superiores a € 5.000 al director financiero, facturas inferiores a € 5.000 al contable.
El empleado que recibe una tarea puede:
En tareas asignadas a varias personas, puede configurar si todas las personas deben actuar o si es suficiente con que una persona apruebe.
El workflow está disponible para:
Un workflow puede iniciarse automáticamente al recibir un documento, o manualmente desde la Bandeja de entrada.
El workflow envía automáticamente notificaciones por correo electrónico en cada paso:
Cada paso del workflow se registra en un registro de auditoría completo. Puede consultar en todo momento quién ha aprobado qué, cuándo y qué validaciones se han ejecutado. Esto es esencial para el cumplimiento normativo y el control interno.
Para la gestión de workflows existe un rol administrativo especial. Un usuario con este rol puede reiniciar tareas, reasignarlas y anular pasos, sin interrumpir el workflow regular.
El motor de workflow ofrece visibilidad a través de la Línea de tiempo por documento y la vista de administración:
Atención: la función de exportación dentro del Workflow no funciona actualmente. Las razones de validación y los pasos del workflow no son exportables como CSV ni se pueden añadir como columna a la vista de Tareas. Utilice como alternativa la Línea de tiempo por documento.
"The Workflow instance is already executing"
Este mensaje de error aparece cuando una acción de workflow se activa dos veces, por ejemplo al hacer doble clic en el botón de aprobación.
Solución como Workflow Admin:
En caso de mensajes de error en workflows salientes, como admin puede reanudar la tarea a través de la opción de reanudación tras la corrección. Una tarea cancelada permanece en el mismo estado.
¿Desea saber cómo funcionan las tareas en la práctica? Consulte Tareas en la plataforma.
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