Haga clic en Crear factura en el menú principal. Accederá al formulario de facturación con dos pestañas: Documento (los datos de la factura) y Adjuntos.

• Proveedor: su propia organización. Este campo se completa automáticamente en función de la organización para la que crea la factura. Si el campo está vacío, compruebe que su organización esté correctamente activada; consulte El campo Proveedor está vacío.
• Deudor (destinatario): busque por número de registro mercantil, nombre de empresa o número OIN a través de Buscar organización. La plataforma consulta automáticamente los registros mercantiles para obtener los datos correctos.
• Número de factura: se genera automáticamente si ha configurado la numeración automática. En caso contrario, introduzca un número manualmente.
• Fecha de factura: por defecto la fecha actual, pero puede modificarla.
• Tipo de factura: seleccione el tipo a través del menú desplegable. Por defecto se trata de una factura ordinaria. Para una nota de crédito, seleccione "Nota de crédito"; consulte Enviar una nota de crédito.
• Líneas de factura: añada una o varias líneas con descripción, cantidad, precio unitario y tipo de IVA. Los tipos de IVA disponibles se componen dinámicamente en función del país del proveedor y del país del cliente. Para un cliente en otro país de la UE, aparece automáticamente la opción "Exento por entrega intracomunitaria"; para un cliente fuera de la UE, aparece la opción "Export".

El formulario contiene varios campos opcionales que puede completar según las exigencias del destinatario:

• Número de pedido: el número de orden de compra del destinatario. Muchas grandes empresas y organismos públicos exigen que el número de pedido figure en la factura. Sin él, la factura a veces se rechaza automáticamente.
• Fecha de entrega: la fecha en que se entregaron los bienes o servicios, si difiere de la fecha de factura.
• Número de proyecto: una referencia al proyecto para el que se emite la factura. Resulta práctico cuando factura por proyecto.
• Número de contrato: una referencia al contrato subyacente.
• Nota de factura: un campo de texto libre para información adicional, visible para el destinatario.
• Fecha de inicio / Fecha de fin: el periodo de servicio al que se refiere la factura. Utilice estos campos para servicios recurrentes o suscripciones.
• Referencia del comprador: una referencia que el destinatario reconoce, por ejemplo un centro de costes o departamento. En la facturación a la administración pública neerlandesa, este campo es fundamental: introduzca aquí el código de enrutamiento que exige el organismo.

Consejo: ¿factura a un organismo público o a una gran empresa? Pregunte siempre qué campos de referencia exigen. Una factura sin número de pedido o código de enrutamiento a menudo se rechaza automáticamente.

No todos los campos UBL están disponibles en el formulario de factura:

• BT-46 (Buyer Identifier): no existe un campo de entrada separado para el Buyer Identifier aparte del número de IVA. El campo de IVA no acepta puntos, lo que impide introducir identificadores como '1004.E00513.0001' (por ejemplo, para organismos públicos griegos).
• BT-158 (Item Classification / código CPV): no disponible en el formulario de factura.

Las organizaciones que necesitan estos campos no pueden resolverlo actualmente a través de la interfaz estándar de la plataforma. En ese caso, contacte con soporte para un método de envío alternativo.

A través del enlace Añadir detalles de entrega, puede incluir información específica de entrega, como una dirección de entrega diferente a la dirección de facturación. Esto es especialmente relevante en entregas físicas o al facturar a otra filial.

En la pestaña Adjuntos puede añadir archivos adicionales a la factura:

• Formatos compatibles: PDF e imágenes (.png, .jpeg)
• Los documentos de Office no son compatibles. Expórtelos primero a PDF
• Los adjuntos se transmiten tanto en la entrega por Peppol como en el envío por correo electrónico

Antes de enviar, puede revisar la factura:

• Logotipo de empresa: si ha configurado un logotipo en los ajustes de la organización, este aparecerá automáticamente en la vista previa PDF.
• Vista previa PDF: vea cómo se mostrará la factura al destinatario haciendo clic en Vista previa.
• Comentarios internos: añada una nota visible para todos los usuarios con acceso al documento.

En la parte inferior del formulario encontrará tres botones:

• Guardar: guarde la factura como borrador sin enviarla
• Enviar: envíe la factura de inmediato
• Compartir: comparta la factura con un compañero o socio para su revisión, sin enviarla. Resulta práctico cuando otra persona debe revisar la factura antes de enviarla.

Haga clic en Enviar para enviar la factura. La plataforma elige automáticamente el mejor canal de entrega:

1. Peppol (red externa): la ruta principal y recomendada. La factura se entrega como factura electrónica al destinatario.
2. Nuestra red (plataforma eConnect): cuando tanto el emisor como el receptor utilizan la plataforma eConnect.
3. Correo electrónico (fallback): cuando el destinatario no es accesible a través de Peppol ni de la plataforma. El cliente recibe un correo electrónico con un enlace al documento en la plataforma; el destinatario puede descargar allí el PDF y/o XML en el formato deseado. Si esto no se ajusta a sus necesidades, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas para explorar las opciones disponibles.

Tras el envío, la factura aparece en su Bandeja de salida con un resumen de estados.