Todos los estados de las facturas de compra y venta en la plataforma eConnect, explicados.
Cada factura en la plataforma eConnect tiene un estado que indica en qué punto del proceso se encuentra el documento. Los estados difieren entre facturas entrantes (compra) y salientes (venta).
Los estados "Pendiente de aprobación", "Aprobada", "Aprobada para pago" y "Rechazada" se utilizan cuando se ha configurado un flujo de aprobación. Sin workflow, la factura llega directamente con el estado "Recibida" y puede marcarla manualmente como pagada. Los estados "Pago iniciado" y "Cobro realizado" aparecen en procesos de pago y cobro automatizados.
Los estados "Pendiente de aprobación", "Pagada" y "Rechazada" en las facturas salientes son establecidos por la parte receptora, no por usted como emisor. Cuando ambas partes utilizan la plataforma eConnect, los cambios de estado se intercambian automáticamente. En envíos a través de Peppol, el destinatario puede devolver un mensaje de estado mediante la Invoice Response Message.
Cuando tanto el emisor como el receptor utilizan la plataforma eConnect, los cambios de estado se comparten en tiempo real. Si el receptor aprueba una factura o la marca como pagada, lo verá reflejado directamente en su Bandeja de salida. Esto también funciona a la inversa: si marca una factura de compra como pagada, el emisor puede ver ese estado en su propio sistema.
Para facturas enviadas a través de Peppol a un destinatario en otro proveedor de servicios, el intercambio de estados depende de la compatibilidad con Invoice Response Messages de la parte receptora.
La plataforma verifica automáticamente la existencia de duplicados. Cuando llega una factura que ya fue recibida anteriormente (incluso si llegó por otro canal), la nueva factura se marca como "Duplicada". La factura original conserva su estado.
Una factura marcada como duplicada no se reenvía automáticamente al software contable. ¿Se ha marcado incorrectamente? Puede marcar la factura como "Original" a través del menú (tres puntos), tras lo cual será procesada normalmente. Más información en ¿Cómo se detecta una factura duplicada?.
En el panel de control puede ver un resumen visual de los estados de sus facturas. Las facturas en verde están completamente procesadas; las facturas en naranja han sido recibidas pero aún no se han procesado por completo. Un número elevado de facturas en naranja puede deberse a duplicados rechazados intencionalmente; este es un comportamiento normal, no un error.
¿Desea modificar manualmente el estado de una factura de compra? Consulte Cambiar el estado de una factura de compra.
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