Cómo eConnect detecta facturas duplicadas y qué hacer si la marcación es incorrecta.
La plataforma eConnect verifica automáticamente si hay facturas duplicadas. Para cada factura entrante se comprueba si la misma factura ya fue recibida anteriormente, incluso si llegó por otro canal. Así se evita contabilizar o pagar la misma factura dos veces.
La detección de duplicados se realiza en varios momentos del proceso:
Para facturas electrónicas auténticas (XML), la detección de duplicados es 100 % fiable, ya que el número de factura y todos los datos se comparan de forma exacta.
Para facturas PDF, la detección depende del reconocimiento por la IDR (Intelligent Document Recogniser). En la gran mayoría de los casos los duplicados se detectan correctamente, pero existe un pequeño margen residual en facturas con un formato atípico o cuando el OCR lee el número de factura de forma ligeramente diferente.
Una factura identificada como duplicado recibe el estado "Duplicada" en la Bandeja de entrada. La factura no se reenvía automáticamente al software contable. Recibirá una notificación por correo electrónico cuando se detecte una factura duplicada.
La factura original conserva su estado y se procesa normalmente.
En casos excepcionales, una factura puede marcarse incorrectamente como duplicada. Esto puede suceder si dos facturas diferentes coinciden por casualidad en la combinación de proveedor, fecha y número, o si el OCR lee un número de factura de forma ligeramente distinta.
Para liberar una factura marcada incorrectamente:
La factura se procesará normalmente y, si tiene una integración de software, se reenviará a su software contable.
¿Quiere saber más sobre los estados de sus facturas? Consulte Estados de las facturas.
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