Los tres conceptos clave de la plataforma eConnect: entorno, usuario y organización. Iconos, idioma e inscripción para la recepción.
La plataforma eConnect se articula en torno a tres conceptos clave: el entorno, el usuario y la organización. Comprender cómo se relacionan estos tres elementos le permitirá utilizar y configurar la plataforma de manera eficiente, ya sea como autónomo, como empresa con varias sedes o como asesoría que gestiona clientes.
Su entorno es su espacio de trabajo general en la plataforma. Al registrarse, la plataforma comprueba si ya existe un entorno vinculado al dominio de su dirección de correo electrónico. Si existe, se le añade como invitado a ese entorno. Si no existe ninguno, se crea un nuevo entorno del que usted se convierte en administrador. Los dominios genéricos (como gmail.com o hotmail.com) siempre generan un entorno propio. Desde el entorno gestiona las organizaciones para las que procesa facturas, los usuarios que tienen acceso y su suscripción.
Cada entorno tiene su propio saldo (crédito de transacciones) que se comparte entre todas las organizaciones dentro de ese entorno. No importa qué organización envíe o reciba una factura: los costes se descuentan del crédito compartido. El saldo y las opciones de pago están disponibles a partir de la suscripción Basic. El plan gratuito Invoice Portal permite enviar facturas sin coste, pero no incluye saldo ni opciones de pago.
Un usuario es cualquier persona con una cuenta propia en la plataforma. Cada usuario inicia sesión con una dirección de correo electrónico y una contraseña, y tiene un rol dentro del entorno: usuario básico, usuario avanzado o administrador. El rol determina qué puede hacer a nivel de entorno, como invitar a otros usuarios o crear organizaciones.
Además, cada usuario tiene permisos a nivel de organizaciones individuales. Puede ser miembro de una o varias organizaciones. Solo las organizaciones de las que es miembro son visibles en la plataforma. Si tras iniciar sesión no ve facturas o encuentra pantallas vacías, probablemente aún no ha sido asignado a las organizaciones correspondientes. El administrador de la organización puede encargarse de ello.
Al crear un entorno, el primer usuario se convierte automáticamente en administrador. Todos los usuarios que se añadan después reciben por defecto el rol de usuario básico. El administrador puede modificar los roles en cualquier momento.
Una organización representa una empresa, fundación o entidad pública para la que envía o recibe facturas. Al añadir una organización, la plataforma busca automáticamente por número de registro mercantil o nombre de la empresa. Tras la activación, la organización queda registrada en la red Peppol y puede empezar a procesar facturas.
Puede gestionar varias organizaciones en un mismo entorno. Esto resulta práctico si tiene un grupo empresarial con filiales o si trabaja como asesoría para varios clientes. Cada organización tiene su propio registro Peppol, su propia configuración de facturación (numeración, logotipo, dirección de correo) y sus propios miembros. También es posible gestionar varias administraciones dentro de una misma organización.
Visual: entorno → organizaciones → usuarios. Un usuario miembro de la organización A ve todas las facturas de A. ¿Miembro de A y B? Entonces ve las de ambas. La plataforma distingue dos niveles de administradores: el administrador de entorno gestiona usuarios y suscripciones, y el administrador de organización gestiona los miembros y la configuración de su organización. El administrador de entorno no tiene acceso automático a todas las organizaciones.
La estructura funciona así: el entorno contiene organizaciones, y los usuarios se asignan a organizaciones. Un usuario que es miembro de la organización A ve todas las facturas (entrantes y salientes) de A. Un usuario que es miembro tanto de A como de B ve las facturas de ambas.
Este modelo ofrece gran flexibilidad. Algunas configuraciones habituales:
Una empresa, un empleado: tiene un entorno con una organización. Usted es administrador y miembro, con acceso a todo.
Una empresa, varios empleados: añade compañeros como usuarios. Por cada compañero determina a qué organizaciones se asigna y qué permisos recibe. Cada miembro de una organización ve todas las facturas entrantes y salientes de esa organización.
Grupo empresarial con filiales: todas las organizaciones están en el mismo entorno. A cada organización se asignan los empleados responsables. El administrador del grupo tiene la visión completa.
Asesoría con clientes: tiene su propio entorno. Mediante el modelo de autorización vincula los entornos de sus clientes al suyo, de modo que puede gestionar las facturas de todos sus clientes desde un solo lugar.
La plataforma está disponible en varios idiomas. Puede cambiar el idioma a través de Editar perfil (esquina superior derecha del menú) y seleccionar allí el idioma de visualización deseado. Tras el cambio, es posible que los textos tarden unos instantes en actualizarse. Actualice la pantalla si ve momentáneamente texto ilegible.
Las facturas se traducen automáticamente en función del código de país del destinatario. Los mismos idiomas están disponibles para las traducciones de facturas.
Consejo: no es necesario configurar manualmente el idioma de la factura. La plataforma selecciona automáticamente el idioma adecuado en función del país del destinatario.
Consejo: junto a cada factura ve un icono (Scan, E-mail, Plataforma o Peppol). Así reconoce de un vistazo por qué canal se ha procesado el documento, sin tener que abrir los detalles.
En la Bandeja de entrada y la Bandeja de salida, cada documento muestra un icono que indica por qué canal se ha recibido o enviado la factura. Los cuatro iconos más frecuentes:
Estos iconos le ayudan a identificar rápidamente cómo se ha procesado un documento, sin tener que abrir los detalles de la factura.
Al iniciar sesión, la plataforma muestra un pop-up preguntando si desea recibir facturas electrónicas por organización. Por defecto, la recepción está desactivada. Tenga en cuenta que activar la recepción es un servicio de pago que requiere saldo previo en su entorno (disponible a partir de la suscripción Basic).
Haga clic en Activar para activar la recepción para una organización. ¿No desea ver más esta pregunta? Seleccione Desactivar pop-up. La configuración de recepción se guarda en los detalles de la organización, donde puede activarla o desactivarla en cualquier momento.
Cuando active la recepción, su organización se registra en la red Peppol para la recepción de documentos. Otras partes podrán entonces enviarle facturas electrónicas vía Peppol.
Consejo: ¿no sabe si la recepción ya está activa? Consulte los detalles de su organización y verifique la configuración correspondiente.
¿Quiere saber más sobre los diferentes roles y permisos? Consulte Permisos y roles en la plataforma.
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