Crear y gestionar grupos de usuarios para asignación en workflows y compartir documentos.
Con los grupos organiza a los usuarios de la plataforma eConnect en equipos lógicos. En lugar de asignar tareas a empleados individuales, las asigna a un grupo: el sistema determina entonces quién se encarga de la tarea. Los grupos también se utilizan para compartir documentos de forma eficiente con varios compañeros a la vez.
Los grupos tienen dos aplicaciones principales:
Asignación en workflows: en el motor de workflow puede asignar tareas a un grupo en lugar de a una persona. Esto es útil cuando varios compañeros tratan el mismo tipo de tareas, como la aprobación de facturas o el control de declaraciones. La tarea aparece en el resumen de todos los miembros del grupo.
Compartir documentos: al compartir documentos puede seleccionar un grupo como destinatario. Todos los miembros del grupo reciben los permisos configurados (lectura, edición o acceso completo). Esto le ahorra añadir usuarios individuales manualmente.
La plataforma distingue tres tipos de grupos, cada uno con un alcance propio:
Consejo: para la mayoría de las organizaciones, los grupos de entorno son suficientes. Los grupos de partner solo son relevantes si tiene un partnership activo con otro entorno.
Vaya a Grupos en el menú lateral.
Haga clic en el botón + o en Crear grupo.
Seleccione el tipo de grupo: entorno, público o partner.
Introduzca un nombre reconocible para el grupo.
Seleccione los usuarios que desea añadir al grupo.
Haga clic en Guardar para crear el grupo.
El grupo está disponible inmediatamente para su uso en workflows y al compartir documentos.
En el resumen de grupos puede añadir o eliminar miembros en cualquier momento. Haga clic en el nombre del grupo para abrir los detalles y utilice las acciones Añadir miembro y Eliminar miembro.
Los cambios en la membresía surten efecto de inmediato: si añade un usuario a un grupo que se utiliza en un workflow activo, ese usuario recibe inmediatamente las tareas pendientes.
Al configurar un workflow, puede elegir un grupo para la asignación de tareas. Hay dos modos:
Esto se configura en el paso del workflow, no en el grupo en sí.
Los grupos de partner conectan usuarios de dos entornos que tienen un partnership. Esto es útil cuando trabaja junto con un asesor o intermediario en el procesamiento de facturas. Crear un grupo de partner requiere:
Atención: eliminar un grupo no afecta a los workflows en curso en los que el grupo ya está asignado. Las tareas existentes permanecen con los miembros del grupo.
¿Desea saber cómo funcionan los workflows? Consulte Configurar un workflow y automatizar el proceso de aprobación.
Crear un grupo