Utilizar el panel del Email Receiver: gestionar remitentes, configurar todos los ajustes y enviar facturas por correo.
En resumen El Email Receiver determina qué direcciones de correo electrónico pueden enviar facturas a su organización. Configure el procesamiento (PDF, XML o ambos), notificaciones y envío automático por remitente. Disponible a partir de la suscripción Basic.
El Email Receiver (también llamado Remitente de Confianza) es una de las aplicaciones más utilizadas en la plataforma eConnect. Con él gestiona qué direcciones de correo pueden enviar facturas a su organización, configura cómo se procesan esas facturas y puede incluso hacer que las facturas se envíen automáticamente a través de Peppol. Acceda a la aplicación a través de Email Receiver en el menú lateral, en Apps.
Cada organización en su entorno recibe una dirección de correo única en la que se pueden enviar facturas. Esta dirección se encuentra en la barra lateral bajo Todos en los remitentes de confianza.
Al abrir el Email Receiver, verá el panel con tres gráficos de resumen que muestran el estado de procesamiento:
Estos gráficos le ofrecen una visión inmediata del rendimiento del procesamiento de correo electrónico.
La aplicación Email Receiver tiene su propia estructura de navegación en la barra lateral:
Debajo del panel encontrará la lista con todos los remitentes de correo configurados. Cada remitente pasa por un flujo de estados:
Para cambiar un remitente de Borrador a Activo, haga clic en Actualizar estado en el remitente correspondiente.
Haga clic en Nuevo remitente en la subnavegación.
Seleccione la organización para la que desea configurar el remitente.
Introduzca la dirección de correo o dominio que desea incluir en la lista blanca e introduzca la dirección de correo de contacto. Esta dirección recibe notificaciones de rechazos y el correo de invitación.
Configure los ajustes de procesamiento (ver más abajo).
Guarde el remitente.
Consejo: puede incluir una dirección de correo específica para máxima seguridad, o un dominio completo (por ejemplo,
@econnect.eu) si espera facturas de varias direcciones dentro de ese dominio.
Con la función Buscar remitentes puede encontrar rápidamente un remitente específico por dirección de correo, dominio o nombre de organización. Esto es útil si tiene muchos remitentes configurados.
Para cada remitente puede configurar los siguientes ajustes:
Determine qué tipo de archivos puede enviar el remitente:
Si esta opción está activada, los archivos XML válidos se envían automáticamente a través de Peppol al destinatario, sin que usted tenga que hacer nada. Los XML no válidos se preparan como borrador de factura para revisión manual.
Esta es una opción potente para organizaciones que entregan facturas desde su software como archivo UBL por correo electrónico y desean enviarlas sin intervención.
Configure por remitente si desea recibir una confirmación:
La confirmación de entrega se envía a la dirección de contacto del remitente. ¿Desea desactivar las confirmaciones de entrega? Vaya al remitente de confianza y desactive la casilla Notificación de recepción por correo electrónico.
El ajuste Rellenar dirección de correo del proveedor basándose en determina cómo la plataforma establece la dirección del remitente del proveedor:
Puede limitar qué organización en su entorno puede enviar facturas a través de un remitente específico. Esto es útil si tiene varias organizaciones en su entorno y desea evitar que las facturas lleguen a la organización equivocada.
Para mayor seguridad puede exigir que los correos entrantes se envíen a través de una conexión segura (SSL/TLS). Esto evita que se acepten correos no cifrados.
Cuando la plataforma ejecuta una acción del sistema a través del Email Receiver (como la creación de una factura borrador, un cambio de estado del flujo de trabajo o una actualización de factura), esta acción se atribuye al último administrador designado de la organización. No es necesariamente el primer administrador, sino el usuario que recibió el rol de administrador más recientemente.
Si se revoca el rol de administrador de ese usuario, la propiedad vuelve automáticamente al administrador anterior.
Consejo: ¿ves documentos atribuidos a un usuario diferente al esperado? Comprueba quién es el último administrador designado de la organización. La plataforma siempre atribuye las acciones del sistema a ese usuario.
Cada email receiver puede incluir un dominio en la lista blanca. ¿Una organización necesita recibir facturas desde varios dominios? Entonces cree una dirección de email receiver separada para cada dominio. Esta es una configuración deliberada que combina flexibilidad y seguridad.
Con una suscripción Professional o superior puede activar la detección de administración. Con ella, una dirección de correo puede enviar facturas para varias administraciones (organizaciones) dentro de su entorno. La plataforma detecta automáticamente a qué administración pertenece la factura basándose en los datos de la factura, sin necesidad de configurar una dirección de envío separada por organización.
El Email Receiver no solo está destinado a recibir facturas. Con el ajuste XML auto-send también puede utilizar el Email Receiver para enviar facturas a través de Peppol.
El funcionamiento es el siguiente: envía una factura UBL XML válida por correo electrónico a la dirección de envío del Email Receiver. Si XML auto-send está activado, la plataforma valida la factura y la envía automáticamente a través de Peppol al destinatario.
Esta es una forma accesible de enviar facturas a través de Peppol sin una conexión API directa o integración de software. Es especialmente útil para organizaciones que exportan sus facturas como XML desde su software de contabilidad y desean enviarlas sin intervención.
Atención: solo los archivos XML válidos se envían automáticamente. Los archivos no válidos se guardan como borrador de factura, para que pueda corregirlos y enviarlos manualmente.
Al procesar archivos XML BIS 3.0 a través del Email Receiver, hay algunos puntos a tener en cuenta:
cbc:DueDate no se completa actualmente al procesar XML BIS 3.0. Se trata de un bug confirmado.AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.Consejo: para destinatarios belgas puede activar el envío automático y dirigir las facturas al número KBO (schemeID 0208) en lugar del número de IVA.
Para organizaciones que no permiten el reenvío de correo (por ejemplo, por políticas de TI), eConnect ofrece una conexión directa con un buzón de Office 365. Con ella, la plataforma lee las facturas directamente desde el buzón conectado, sin necesidad de reenviar correos.
Esto es especialmente relevante para organizaciones con políticas de seguridad de TI estrictas que no permiten el reenvío automático de correo a direcciones externas.
Atención: la función Email Receiver requiere como mínimo una suscripción Basic. Con el Portal de facturación gratuito, esta función no está disponible.
En organizaciones que procesan más de 1.000 mensajes al día a través de una conexión de buzón O365, el servidor de correo de Office 365 puede bloquear los correos entrantes. El mensaje de error típico es: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."
Esto ocurre, por ejemplo, con grandes lotes de facturas con sus correspondientes correos de estado. La solución es que el Administrador de Office 365 añada las direcciones IP de eConnect como remitentes de confianza a través del Exchange Admin Center (EAC).
Siga estos pasos:
52.48.11.141, 18.203.75.107, 34.248.31.176168.245.22.58Atención: sin esta configuración, el límite de velocidad permanece activo y los correos entrantes se rechazan mientras el volumen supere el umbral de O365. En caso de duda, contacte con su departamento de TI.
La plataforma tiene dos flujos diferentes para direcciones de correo que a veces confunden a los clientes:
Si no está seguro de qué opción necesita: ¿quiere usted mismo iniciar sesión o enviar con otra dirección? Vaya a su perfil. ¿Quiere que un proveedor pueda enviar facturas por correo? Entonces configure un remitente de confianza a través del Email Receiver.
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