Contabilice facturas automáticamente en su software con Autopilot. Conexiones, Diarios de documentos y el panel de control.
En resumen El Autopilot crea una conexión directa con su software de contabilidad y contabiliza automáticamente las facturas recibidas, o las reenvía desde la plataforma a su paquete de software. El panel de control le muestra inmediatamente si las contabilizaciones fueron exitosas.
Con el Autopilot, conecta la plataforma eConnect a su software de contabilidad. Las facturas recibidas se contabilizan o reenvían automáticamente al paquete de software, sin necesidad de introducirlas manualmente. El Autopilot soporta conexiones con Exact Online, SnelStart, Unit4 y Business Central.
La aplicación Autopilot tiene su propia subnavegación en la barra lateral:
Haga clic en Nueva conexión en la subnavegación de la aplicación Autopilot.
Elija la organización para la que desea crear la conexión.
Seleccione el paquete de software con el que desea conectar (Exact Online, SnelStart, Unit4 o Business Central).
Configure el esquema de contabilización: esto determina cómo se contabilizan los tipos de IVA en su software. Este esquema se utiliza para cada contabilización automática.
Guarde la conexión. La conexión está ahora activa y las facturas se procesan automáticamente.
El Autopilot aprende de las contabilizaciones anteriores y aplica ese conocimiento a las facturas nuevas. Para cada factura, el sistema analiza el proveedor, el importe, el tipo de coste y los patrones históricos de contabilización para componer una propuesta de contabilización completa: cuenta del libro mayor, centro de coste y tipo de IVA. Cuantas más facturas pasan por la conexión, más precisas son las propuestas.
Con suficiente certeza, la factura se contabiliza automáticamente sin intervención. Con menor certeza, la propuesta se ofrece para aprobación. El umbral de contabilización automática es configurable por conexión, de modo que su organización decide qué nivel de control desea.
Los deudores y acreedores se crean automáticamente en su software. De este modo, la administración continúa en tiempo real, también los fines de semana y en vacaciones.
La plataforma puede vincular automáticamente las líneas de factura a las líneas de pedido. La lógica de conciliación se basa en un precio unitario único, la descripción y una sola línea de pedido. La información del pedido se obtiene a través de la interfaz o del archivo de pedidos enviados previamente. La conciliación funciona tanto con facturas electrónicas como con PDF procesados por OCR y aumenta el porcentaje de procesamiento directo de extremo a extremo.
El Diario de documentos es el libro de registro del Autopilot. Se mantiene un diario para cada conexión activa con el estado de cada documento contabilizado.
Cuando una contabilización falla, puede ver el mensaje de error y elegir entre dos acciones:
Cada entrada del diario contiene un enlace directo al documento original en la Bandeja de entrada, para que pueda verificar rápidamente de qué factura se trata.
Las etiquetas de estado que la plataforma asigna a una factura entrante difieren según el tipo de conexión. Solo la ruta Autopilot ↔ Unit4 ERPx devuelve explícitamente Contabilizado o Contabilización fallida; las demás rutas Autopilot utilizan Descargado con un significado distinto según el tipo de conexión. Para la explicación completa y las rutas de diagnóstico ante discrepancias entre la plataforma y el ERP, consulte Autopilot en integraciones personalizadas.
El panel de control del Autopilot le ofrece un resumen de todas las contabilizaciones: cuántos documentos se contabilizaron con éxito y cuántos fallaron. De esta manera, puede ver de un vistazo si su procesamiento automático funciona correctamente.
¿Quiere configurar una conexión de facturas? Vaya a la aplicación Autopilot en la plataforma y cree una nueva conexión.
Crear conexión
Rule Based Enrichment es un motor basado en reglas que enriquece o ajusta las facturas según reglas predefinidas. Los ajustes dan lugar a contabilizaciones modificadas a través del Autopilot. Algunos ejemplos son vincular números EAN a números de inmueble para la contabilización automática de facturas de energía, y limpiar números de pedido cuando los proveedores añaden prefijos. El Autopilot es autoservicio; RBE requiere el apoyo del equipo técnico de eConnect y no es autoservicio. Ambos componentes funcionan mejor en combinación. Para personalizaciones se aplica la tarifa habitual de consultoría.